ビジネス文書の「記」と「以上」の書き方｜位置・中央揃え・右寄せを例文で解説

ビジネス文書を作成するとき、「記は中央に置くのか」「以上は右下まで下げるのか」と迷うことがあります。

会議の日時や会場、送付書類などを本文の後にまとめる書式は、一般に記書きと呼ばれます。

基本となる形は、本文の後に「記」を中央揃えで置き、必要事項を読みやすく並べ、最後を「以上」で閉じる書き方です。

ただし、「記」の前後を何行空けるかなど、文書のレイアウトによって調整できる部分もあります。

この記事では、決まりとして押さえたい部分と、読みやすくするための一般的な慣例を分けて解説します。

「記」と「以上」の位置と書き方【まず結論】

横書きのビジネス文書では、次の配置を基本にすると整います。

• 本文の後に、必要に応じて1行程度の空白を設ける
• 「記」は独立した行に置き、中央揃えにする
• 日時や会場などの項目は、左側の位置をそろえる
• 「以上」は別記の最後に置き、右寄せにする
• 「記」と「以上」には、通常は句点を付けない

配置のイメージは、次のとおりです。

文化庁の「公用文作成の考え方」では、本文と下記部分に分ける場合、本文中に「下記」などを用い、本文と下記部分の間の中央に「記」と記述すると説明されています。

一方、「記」の上下を何行空けるか、「以上」をページのどの高さに置くかまで、全国共通の決まりとして定められているわけではありません。

会社や官公庁の指定様式がある場合は、その様式を優先してください。

基本配置は「記が中央、以上が右寄せ」

「記」は、本文と別記部分を分ける見出しです。

そのため、本文の流れの中に続けて書かず、独立した行で中央に置きます。

「以上」は、別記の内容がここで終わることを示す言葉です。一般的なビジネス文書では、別記の最後の次の行を右揃えにします。

「記」と「以上」には通常、句点を付けない

「記」と「以上」は、それぞれ独立した見出しや終止表示として使われます。

文章ではないため、通常は次のように句点を付けません。

一般的な書き方

• 記
• 以上

避けたい書き方

• 記。
• 以上。
• 記：
• 以上：

ただし、社内で定められたテンプレートに記号が入っている場合は、社内様式に合わせます。

1行空けるのは必須ではなく、読みやすくするための目安

本文と「記」の間や、「記」と項目の間は、1行程度空けると区切りが分かりやすくなります。

公的機関が実施した文書作成課題にも、「記」の上下を1行空け、「以上」の前に改行を1つ入れる指定例があります。これは実務でよく見られる配置を示す一例ですが、すべての文書に適用される法的な決まりではありません。

用紙が1ページに収まらない場合や、会社の書式で段落間隔が設定されている場合は、無理に空白行を増やす必要はありません。

大切なのは、本文・「記」・別記項目・「以上」の境目が見分けやすいことです。

記書き（別記）とは？本文と分けて情報を整理する書式

記書きとは、本文とは別に、日時や場所、送付書類などを整理して示す書式です。

案内文や通知文では、本文で用件を説明した後、細かな情報を一覧で示したほうが読みやすい場合があります。

そのようなときに、本文の後へ「記」を置き、必要事項をまとめます。

本文中の「下記のとおり」と「記」の関係

本文で「下記のとおり」と書いた場合、その「下記」が指す先として「記」を置くのが分かりやすい書き方です。

たとえば、次のようにつなげます。

「下記」と書いているのに、その後に「記」がないと、読者はどこからが下記部分なのか迷います。

反対に、「記」を使わず、その直後に内容を続ける場合は、次のような表現も使えます。

文化庁の資料でも、「記」を置く記書きでは「下記」などを用い、本文中で後述の内容を指す場合には「次の」または「以下の」を用いる考え方が示されています。

記書きがビジネス文書で使われる理由

記書きには、次のような利点があります。

• 日時や場所をすぐに見つけられる
• 持ち物や申込期限の見落としを防ぎやすい
• 送付した書類の種類や部数を確認しやすい
• 本文が細かな情報で長くなるのを防げる
• 読み手が必要な項目だけを確認できる

特に、案内状、通知文、送付状のように、複数の事務情報を正確に伝える文書に向いています。

「別記」「追記」「箇条書き」の違い

似た言葉ですが、役割は同じではありません。

記書き

本文の後に「記」を置き、必要事項を整理する書式です。

別記

本文とは分けて示す部分を指します。「記書き」の項目部分を、広い意味で別記と呼ぶことがあります。

文書によっては、本文とは別の用紙や別欄を「別紙」「別記」とする場合もあります。

追記

本文を書いた後から、補足事項を付け加えることです。「追記」と書けば、自動的に記書きになるわけではありません。

箇条書き

情報の並べ方です。「記」と「以上」を使わず、本文の後に箇条書きだけを置くこともできます。

この記事では、本文の後に「記」を置いて必要事項を整理する形を、主に「記書き」と呼びます。

「記」の正しい位置と書き方

「記」は、本文と別記部分の間に置きます。

本文の最後と同じ行に続けず、独立した1行として扱うのが基本です。

「記」は本文の後の独立した行に置く

本文では、まず文書の目的を説明します。

その後に「記」を置き、日時や会場などの具体的な情報を示します。

本文の途中に「記」を入れ、その後で再び重要な本文を続けると、文書の構造が分かりにくくなります。

記書きは、基本的に本文の説明が終わった後に置きます。

手紙やビジネスレター全体の順番も確認したい場合は、手紙の書き方と構成の基本も参考にしてください。

「記」は中央揃えにし、記号や句点を付けない

「記」は、次のように1文字だけで置きます。

「記：」「記。」のように記号を加える必要はありません。

「記」は項目名ではなく、ここから別記部分が始まることを示す見出しだからです。

「記」の前後は1行空けるべきか

読みやすさを考えると、「記」の前後に1行程度の空白を設けると整います。

ただし、「1行空けなければ誤り」というものではありません。

次の条件を見ながら調整します。

• 会社の既定様式があるか
• A4用紙1枚に収まるか
• 段落前後の余白がすでに設定されているか
• 本文と項目の境目が十分に分かるか

Wordでは、空の行を何度も挿入するより、段落前後の間隔を設定したほうがレイアウトを管理しやすい場合があります。Microsoftの案内でも、段落前後の間隔によって段落間の縦の空きを変更できると説明されています。

WordやGoogleドキュメントでは中央揃え機能を使う

全角空白を何個も入力して「記」を中央に見せる方法はおすすめできません。

文字数や余白、印刷環境が変わると、中央からずれることがあるためです。

Wordでは「記」の段落を選び、ホームタブの「中央揃え」を使います。「以上」は「右揃え」を選びます。配置は段落全体に適用されます。

Googleドキュメントでも、中央揃えと右揃えを設定できます。Windowsでは、中央揃えに「Ctrl＋Shift＋E」、右揃えに「Ctrl＋Shift＋R」のショートカットも使えます。

別記の項目を読みやすくそろえる書き方

別記部分は、すべてを中央に寄せるのではなく、必要な情報を探しやすい位置にそろえます。

項目名と内容の始まる位置をそろえるだけでも、文書が見やすくなります。

日時・会場・持ち物などは項目名をそろえる

項目名が短い場合は、次のようにそろえます。

Wordで作成する場合は、空白文字を連続して入れるより、タブやインデントを使うと位置をそろえやすくなります。

項目によって文字数が大きく異なる場合は、無理に1行へ詰め込まず、次のように分けても構いません。

スマートフォンで閲覧される文書では、このように項目名と内容を上下に分けたほうが読みやすい場合もあります。

「一、」「1．」「日時」の使い分け

別記の項目には、いくつかの書き方があります。

項目名をそのまま書く

日時、場所、持ち物など、項目の種類をすぐに見分けてもらいたい場合に適しています。

案内状では、この形が最も分かりやすいことが多いでしょう。

「1．」「2．」を付ける

順番に確認してほしい場合や、項目数が多い場合に向いています。

後から「2の申込方法について」のように参照しやすい利点もあります。

「一、」「二、」を使う

やや改まった印象を与える書き方です。

式典の案内や、従来からこの形式を使っている組織の文書に見られます。

どの形式を選んでも、文書内で混在させないことが大切です。

項目の末尾に句点を付ける場合・付けない場合

項目が名詞や短い語句で終わる場合は、句点を付けない書き方がすっきりします。

項目が文章になっている場合は、句点を付けても構いません。

重要なのは、同じ種類の項目で書き方をそろえることです。

短い語句には句点を付けず、説明文には句点を付けるなど、一定の基準を決めます。

内容が長い場合の改行と字下げ

1項目が長いときは、2行目以降の開始位置をそろえると読みやすくなります。

読みにくい例

整えた例

ただし、ウェブページでは空白文字による位置調整が崩れることがあります。

ブログやメールでは、次のように項目名と説明を分ける方法が安全です。

項目が1つだけの場合は記書きが必要か

項目が1つしかない場合、記書きを使わず本文中に書いたほうが自然なことがあります。

たとえば、日時だけを伝えるなら、次の文章で十分です。

一方、日時を目立たせたい場合や、社内で書式を統一している場合は、項目が1つでも記書きを使えます。

項目数だけで決めるのではなく、本文から分けたほうが読み手に伝わりやすいかで判断してください。

項目全体を中央に寄せすぎない

「記」は中央揃えですが、その下の項目まですべて中央揃えにする必要はありません。

内容の長さが異なる項目を中央にすると、書き出し位置がばらばらになります。

このような配置は、項目を探しにくくなります。

別記部分は左揃えを基本にし、項目名や内容の開始位置をそろえましょう。

「以上」の正しい位置と書き方

「以上」は、別記部分がここで終わることを示します。

一般的には、最後の項目の後に独立した行を設け、右寄せで配置します。

「以上」は別記の最後に右寄せで置く

基本形は次のとおりです。

「以上」を中央に置くと、「記」と同じ見出しのように見えてしまいます。

開始を示す「記」は中央、終了を示す「以上」は右寄せ、と覚えると分かりやすいでしょう。

「以上。」と句点を付けないのが一般的

「以上」は、ここで内容が終わることを示す表示です。

文章の一部ではないため、通常は句点を付けません。

会社のテンプレートに「以上。」と記載されている場合を除き、一般的なビジネス文書では句点なしで整えます。

右寄せと「ページ右下」は同じ意味ではない

「以上は右下に書く」と説明されることがあります。

ここでいう右下は、多くの場合、別記部分の最後に右寄せで置くという意味です。

用紙の最下部まで空白行を入れ、右下の隅へ移動させる必要はありません。

別記がページの途中で終わった場合は、その直後に1行程度の間隔を設け、同じ位置付近で右寄せにします。

不自然な空白を作るより、本文と別記のまとまりを保つことを優先しましょう。

「記」を使ったら「以上」で閉じるのが一般的

「記」で別記部分の開始を示した場合は、「以上」で終了を示すのが一般的です。

「記」だけで終わると、項目が途中で切れているように見えることがあります。

ただし、これは法令で一律に義務付けられたものではなく、ビジネス文書で定着している書式です。

社内様式や提出先の指定に別の形式がある場合は、そちらに従います。

「以上」の後に文章や連絡先を書いてよいか

「以上」の後に、本文の続きや新しい重要事項を書くのは避けたほうが分かりやすいでしょう。

たとえば、次の配置はおすすめできません。

この注意事項は、別記の「申込方法」や「備考」として、「以上」の前に入れます。

担当者名や問い合わせ先も、できれば別記の項目に含めます。

ただし、会社の既定様式で「以上」の後に担当者欄や社内管理欄を置く形になっている場合は、その様式に合わせて構いません。

「記」と「以上」の完成レイアウト例

ここからは、実際の文書に近い形で配置例を紹介します。

以下の例では、「記」を中央揃え、「以上」を右揃えにして、実際の位置関係が分かるように示しています。

Wordなどで作成するときも、「記」と「以上」の段落に同じ配置を設定してください。

会議開催の案内

本文中の「下記のとおり」と、中央の「記」が対応しています。

項目はすべて左揃えとし、最後の「以上」だけを右揃えにします。

研修会・説明会の案内

説明が長い項目は、項目名と内容を分けると読みやすくなります。

項目数が多い場合は、番号を付けると確認しやすくなります。

書類送付の案内

送付状では、同封書類の名称と部数を明確にします。

受取側が不足や重複を確認できるよう、1種類ずつ分けて記載します。

日付や署名、宛名の位置まで整えたい場合は、手紙の「後付け」の正しい書き方も参考になります。

お礼状に事務的な補足を付ける場合

お礼状だから記書きを使えない、ということではありません。

感謝を伝えることが中心の私的なお礼状では使わないことが多いものの、事務的な確認事項が複数ある場合は、記書きを使うと分かりやすくなります。

一般的なお礼状の構成については、お礼状の書き方【基本ガイド】で詳しく解説しています。

記書きを使うのに適した文書

記書きは、複数の情報を整理して伝える文書に向いています。

会議・研修会・イベントなどの案内文

次のような情報が複数あるときに便利です。

• 開催日
• 開始・終了時刻
• 会場
• 対象者
• 持ち物
• 申込方法
• 回答期限

本文中にすべて書くより、別記にまとめたほうが確認しやすくなります。

通知文・送付状・社内文書

次のような文書にも適しています。

• 異動や制度変更の通知
• 書類の提出依頼
• 書類送付の添え状
• 社内会議の案内
• 健康診断や研修の通知
• 備品や資料の配布案内

通知の目的を本文で説明し、具体的な手続や日程を別記に分けると、内容を整理できます。

複数の確認事項や申込方法を伝える文書

読み手に複数の行動を求めるときも、記書きが役立ちます。

たとえば、参加申込、持ち物の準備、書類提出の3点を依頼する場合です。

各項目を分けることで、「いつまでに何をするのか」が伝わりやすくなります。

記書きを使わないほうが自然な手紙

記書きは便利ですが、すべての手紙に向いているわけではありません。

気持ちを丁寧に伝えることが中心の手紙では、本文の流れを保ったほうが自然です。

お悔やみ状・お詫び状・お見舞い状

お悔やみ状、お詫び状、お見舞い状では、相手への気遣いや誠意が中心になります。

そこへ機械的に「記」「以上」を入れると、事務的な印象が強くなることがあります。

伝えるべき情報がある場合も、できるだけ本文の中へ自然に組み込むか、必要に応じて別の案内文を添える方法を検討します。

親しい相手への私的な手紙

家族や友人への手紙では、通常の文章で伝えたほうが温かみがあります。

たとえば、食事会の日時と場所を知らせるだけなら、次のように書けます。

わざわざ「記」「以上」を入れる必要はありません。

お礼状は目的によって使い分ける

お礼状では、まず感謝の気持ちを伝えることが大切です。

贈り物やお世話になったことへのお礼だけを伝えるなら、一般的には記書きを使わず、文章としてまとめます。

一方、次のような事務情報も伝える場合は、記書きを使えることがあります。

• 貸出品の返却方法
• 次回行事の日程
• 確認書類の提出期限
• 参加者への連絡事項

「お礼状だから使えない」と一律に決めず、文書の中心が感謝なのか、事務連絡も含むのかで判断しましょう。

情報が1つだけなら本文中に書く方法もある

日時や場所など、伝える情報が1つだけなら、本文中に書いたほうが簡潔です。

ただし、その情報を目立たせる必要がある場合や、社内書式を統一している場合は、1項目でも記書きを使えます。

「記」と「以上」を使わずに情報を整理する方法

短い案内やメールでは、「記」と「以上」を使わないほうが読みやすい場合があります。

文書の目的と媒体に合わせて選びましょう。

紙の文書では「開催概要」「送付書類」などの見出しを使う

「記」の代わりに、内容が分かる見出しを置く方法があります。

また、送付状なら次のように書けます。

一般向けの案内や、やわらかい印象にしたい文書では、この形が分かりやすいこともあります。

短い案内は単純な箇条書きでもよい

本文に「詳細は以下のとおりです」と書き、そのまま箇条書きにする方法です。

「記」と「以上」を使わなくても、開始位置と項目の形式をそろえれば十分に読みやすくなります。

メールでは「以下のとおりです」と箇条書きにする

メールでも「記」「以上」を使うことはできます。

ただし、メール本文では、紙のように中央揃えや右寄せを再現しにくい場合があります。

受信環境によって空白の幅が変わることもあるため、全角空白で位置を調整する方法は避けます。

一般的なメールでは、次のような形が分かりやすいでしょう。

正式な通知文をメール本文に転載する場合は「記」「以上」を使うこともありますが、通常の連絡メールなら、見出しと箇条書きで十分です。

メール全体の構成については、ビジネスメールの書き方｜初めての人のための完全ガイドも参考にしてください。

「記」と「以上」でよくある間違いと直し方

記書きでは、文字そのものより、位置や本文とのつながりで迷うことが多くあります。

よくある例を、修正方法とあわせて確認しましょう。

「記」を左寄せにしている

修正前

修正後

「記」は別記部分の見出しとして、独立した行の中央に置きます。

「以上」を中央揃えにしている

修正前

修正後

「記」と「以上」を両方中央にすると、開始と終了の区別が分かりにくくなります。

一般的には、「記」は中央、「以上」は右寄せにします。

「記。」や「以上。」と書いている

修正前

修正後

どちらも独立した表示として使うため、通常は句点を付けません。

本文で「下記」と書いたのに「記」がない

修正前

修正方法1：記書きにする

修正方法2：「以下」に変える

「下記」を使うなら「記」を置き、「記」を使わないなら「以下」などへ変えると流れが明確です。

「記」があるのに「以上」がない

修正前

修正後

「記」で開始した場合は、一般的には「以上」で閉じます。

「以上」の後に重要な本文を続けている

修正前

修正後

重要な連絡は、「以上」の前に入れます。

項目の位置や記号が統一されていない

修正前

修正後

番号、点、コロンなどを混在させず、文書内で形式をそろえます。

ページ右下に置くため不自然な空白を作っている

修正前

修正後

「右寄せ」と「用紙の最下部」は別です。

「以上」は別記の直後に置き、右側へそろえれば十分です。

気持ちを伝える手紙に機械的に記書きを入れている

不自然になりやすい例

自然な修正例

感情や気遣いを伝える手紙では、自然な文章を優先します。

縦書きで「記」と「以上」を使う場合

現在のビジネス文書では、横書きで作成する場面が多くなっています。

文化庁の「公用文作成の考え方」でも、公用文は特別な場合を除いて左横書きにするとされています。これは民間の手紙すべてを拘束する規則ではありませんが、現代の事務文書で横書きが扱いやすいことを考える参考になります。

現代のビジネス文書では横書きが使いやすい

日時、電話番号、メールアドレス、ウェブサイトのURLなどを含む文書は、横書きのほうが配置しやすい傾向があります。

記書きを使う案内状や通知文も、横書きにすると「記」の中央揃えと「以上」の右寄せを設定しやすくなります。

縦書きの私信では自然な文章にする方法もある

縦書きの礼状、お悔やみ状、お見舞い状などは、気持ちを文章で伝えることが中心です。

そのため、「記」「以上」を使わず、必要な情報を本文に自然に含めることも多くあります。

私的な手紙に無理に記書きを入れる必要はありません。

縦書きで使う場合は既定の様式を優先する

縦書きで記書きを使う場合、組織や文書の種類によって配置が異なることがあります。

横書きの「右寄せ」を、そのまま縦書きへ機械的に置き換えると、不自然になる場合もあります。

会社、団体、学校などに縦書きのテンプレートがある場合は、その書式を優先してください。

指定様式がない場合は、情報量が多い案内文だけ横書きにする方法も検討できます。

「記」と「以上」に関するよくある質問

「記」と「以上」は必ずセットですか

「記」で別記部分を始めた場合は、「以上」で閉じるのが一般的です。

ただし、法令で一律に義務付けられているわけではありません。

提出先や会社の指定様式がある場合は、その形式を優先します。

「記」の前は必ず1行空けますか

1行程度空けると、本文と別記の境目が分かりやすくなります。

ただし、空白行の数が全国共通の絶対的なルールというわけではありません。

段落間隔や用紙の分量を見ながら調整してください。

「以上」は必ず右下に書きますか

一般的には右寄せにしますが、ページ最下部の右隅まで下げる必要はありません。

最後の項目の後に置き、その行を右揃えにします。

「記」と「以上」に句点は必要ですか

通常は必要ありません。

「記」「以上」は文章ではなく、別記の開始と終了を示すため、句点を付けずに書くのが一般的です。

項目が1つだけでも「記」を使いますか

使っても構いませんが、本文中に自然に書ける場合は、記書きを使わないほうが簡潔です。

その情報を目立たせたい場合や、社内書式を統一する場合は、1項目でも使えます。

「以上」の後に文章を書いてもよいですか

本文の続きや重要な注意事項は、「以上」の前に入れるほうが分かりやすいでしょう。

担当者欄や社内管理欄については、既定様式により「以上」の後へ置かれることがあります。

メールでも「記」と「以上」を使えますか

使うことはできます。

ただし、一般的なメールでは、全行を左揃えにし、「以下のとおりです」と箇条書きにするほうが読みやすい場合があります。

空白文字を使って、中央揃えや右寄せを再現する方法は避けましょう。

お礼状で「記」と「以上」を使ってもよいですか

お礼状で使ってはいけないという一律の決まりはありません。

感謝だけを伝える私的なお礼状では使わないことが多い一方、返却期限や次回予定など、事務情報が複数ある場合は使えます。

「記」と「以上」は敬語ですか

敬語ではありません。

「記」は別記の開始を、「以上」は終了を示す書式上の言葉です。

相手への敬意は、本文の言葉遣いや宛名、頭語・結語などで表します。

別記の項目は中央揃えにしますか

すべてを中央揃えにする必要はありません。

「記」は中央に置きますが、日時や会場などの項目は、左揃えを基本にすると読みやすくなります。

項目名と内容の開始位置をそろえてください。

まとめ｜「記」は中央、「以上」は右寄せを基本に読みやすく整える

横書きのビジネス文書で記書きを使う場合は、本文の後に「記」を中央揃えで置き、その下に必要事項を整理します。

最後の「以上」は、別記の直後に右寄せで配置するのが一般的です。

「記」と「以上」には、通常は句点を付けません。

また、「記」の前後を1行空ける書式は広く使われていますが、すべての文書に共通する絶対的な決まりではありません。

用紙の分量や会社のテンプレートを確認し、本文と別記の境目が分かるように調整しましょう。

特に注意したいのは、「以上をページの最下部まで下げなければならない」という誤解です。

必要なのは右寄せであり、不自然な空白を作ってページ右下へ移動させることではありません。

「記」と「以上」の形だけにとらわれず、読み手が日時、場所、期限などをすぐに確認できる文書を目指してください。