退職届を郵送する場合には添え状をつけるものですが、添え状の書き方には決まりがあるのでしょうか。
添え状にはなにを書けばよいのか、縦書きと横書き、どちらがよいのか。
退職届につける添え状の書き方について、例文をまじえてご紹介します。
退職届につける添え状の書き方について
添え状の書き方は、できたら縦書きのほうがよいと思います。
添え状には、例文のように必要な項目さえ書いてあればよいのです。
むずかしく考えて書くものではなく、たんなる書類の送り状にすぎないと思えばいいんです。
添え状を縦書きにするか、横書きにするか、また、用紙サイズをどうするかは、退職届の用紙と書き方に合わせます。
退職届が、A4用紙に縦書きなら、添え状もA4用紙に縦書きし、横書きなら横書きします。
退職届が、B5用紙に縦書きなら、添え状もB5用紙に縦書きし、横書きなら横書きします。
じん兵衛は、退職届は縦書きがよいと考えていますから、添え状も縦書きにすべきと考えています。
なぜ縦書きで退職届を作成するのがよいのか。
それは、退職届が日常的に軽々しく扱う文書ではなく、重い文書であるから。
そのような退職届には、日本古来からの縦書きの様式美が合う。
という、じん兵衛の好みの問題にすぎません。
でも今は、社内で作成する書類のほとんどはA4の横書きが一般的です。
退職届が横書きでも、あまり違和感はないですね。
書く人の好みで縦書き、横書きのどっちにするかを選べばいいだけです。
ただ、用紙サイズはB5がおすすめです。
書く文字数はおおくないので、文字数と用紙の大きさを考えると、B5用紙サイズのほうが全体のバランスがよいと考えます。
添え状の例文１ 縦書き
書面に、日付、宛先、本文、差出人の4項目さえ書いてあれば添え状の役目は果たせます。
縦書きは、このように書きます。
拝啓 貴社ますますご清祥のことと、お慶び申し上げます。このたび一身上の都合により退職させていただくことになりました。
突然な退職により皆様に多大なご迷惑をおかけいたしますこと深くお詫び申し上げます。
同封の通り、退職届を提出させていただきますのでご査収の程よろしくお願い申し上げます。
短い間ではありましたが大変お世話になりました。
末筆ながら、貴社のご健勝をお祈り申し上げます。
敬具 （下揃え）
平成〇〇年〇〇月〇〇日 （下揃え）
〇〇課 （自分の名前） （下揃え）
〇〇株式会社
〇〇課 課長（上司の名前）様
添え状の例文２ 縦書き
拝啓 時下ますますご清祥のことと存じます。この度一身上の都合により退職させていただくことになりました。
つきましては、同封の通り退職届を提出させていただきますので
ご査収のほどよろしくお願いいたします。
短い間ではありましたが、大変お世話になりました。
末筆ながら、貴社のご健勝をお祈り申し上げます。
敬具（下揃え）
平成〇〇年〇〇月〇〇日 （下揃え）
〇〇部〇〇課 加藤太郎 （下揃え）
〇〇株式会社
〇〇部〇〇課 課長（上司に名前）様
添え状の例文３ 横書き
平成〇〇年〇〇月〇〇日 （右揃え）△△株式会社
〇〇課 課長 〇〇〇〇 様
〇〇課 （右揃え）
（自分の名前）（右揃え）
拝啓 時下ますますご清祥のこととお喜び申し上げます。
この度、一身上の都合により退職させていただくことになりましたので、
退職届を提出させていただきます。
よろしくご査収願います。
末筆ながら、貴社のますますの発展をお祈り申し上げます。
敬具（右揃え）
「退職届」はいたって事務的な文書となりますので、余分なことは書きません。
ですが、とくに伝えたい感謝の気持ちなどがあれば、添え状の中に書き込むといいですね。
〇〇課長（宛先になる上司の名前）には公私ともにご指導いただき本当に感謝しております、とか。
持参するのが本当ですが、郵送にて大変失礼します、とか。
ざっくばらんに自分の思いを伝えれるといいですね。
退職にともなっての、各種手続きなどがスーズに進めてもらえると思いますよ。
中には「退職届を送りつけてやる」そんな気持ちの方もいると思います。
そんなときは、例文より味も素っ気もないメモ書き程度の添え状でもかまわない？
でも気に入らなくても、かたちだけでも大人の対応はしておいたほうがいいと思いますよ。
なお、双方の気持ちがギクシャクしているようなら、「配達内容証明郵便」で送る事をおすすめします。
「退職届を送った」「受け取っていない」の水掛け論はしなくてすみます。
退職届の郵送に添え状いらないは間違っている
退職届を郵送する際に添え状は必要ない、という人います。
理由は、
添え状は対外的な書類を送るときにつけるものだから、社内あてになる退職届には改まった添え状は不要で、簡単なメモ書き程度でよいというものです。
でも、退職届って社内でやり取りする書面などと同列で扱う程度のものでしょうか。
退職届は本人にとっても、受け取る会社にとっても非常に重いものです。
「退職届に添え状はいらない」なんて意見は無視して、社会人としてのけじめをつける意味においても最後のあいさつは丁寧にしておきましょう。
まとめ
添え状は、日付、宛先、本文、差出人の4項目で構成されますが、むずかしく考えることないです。
円満退職であれば、今までお世話になった感謝の意がつたわるような文面に工夫できるといいですね。
そうでなければ、例文のような事務的な書き方でかまいません。
用紙のサイズ、縦書きにするか、横書きにするかはあなたのセンスで決めればいいんです。
