退職するとき、特にお世話になった上司や同僚へ、手紙で感謝を伝えたいと考えることがあります。
しかし、「お礼状は必ず送るものなのか」「退職後に郵送してもよいのか」「縦書きと横書きのどちらがよいのか」と迷う人も多いでしょう。
退職時のお礼状は、必ず送らなければならないものではありません。職場で直接挨拶できた場合や、メールで感謝を伝えた場合は、それだけでも失礼にはあたりません。
一方、特にお世話になった人や、退職日に直接挨拶できなかった人には、お礼状を送ることで感謝を丁寧に伝えられます。
目上の人や取引先には、白い便箋を使った縦書きが無難です。同僚や親しい相手には、横書きや控えめな柄の便箋を使ってもよいでしょう。
この記事では、退職する本人から送るお礼状について、送る時期、便箋や封筒の選び方、宛名の書き方、相手別の例文まで紹介します。
退職時のお礼状は必ず送るもの？
退職時のお礼状は、すべての上司や同僚へ必ず送るものではありません。
お礼状の目的は、形式を整えることではなく、これまでお世話になった相手へ感謝を伝えることです。
お礼状を送るとよいケース
次のような場合は、手紙を送ることで気持ちがより伝わりやすくなります。
- 長期間にわたり指導してもらった上司がいる
- 仕事上の失敗や困難を支えてもらった
- 退職日に直接挨拶できなかった
- 退職後も大切にしたい人間関係がある
- メールよりも丁寧な形で感謝を伝えたい
相手が多い場合は、全員に同じ手紙を送る必要はありません。特に感謝を伝えたい人を選んで送っても問題ありません。
メールや口頭の挨拶だけでもよいケース
日常的にメールでやり取りしていた同僚や、退職日に直接お礼を伝えられた相手には、あらためて手紙を送らなくても失礼にはなりません。
社内の慣例として、退職の挨拶メールを一斉送信する場合もあります。その場合は、特にお世話になった人だけに個別のメッセージを添える方法もあります。
大切なのは、手紙を送ったかどうかだけではなく、相手との関係に合った方法で感謝を伝えることです。
退職届の添え状と感謝を伝えるお礼状の違い
退職に関する手紙には、「退職届の添え状」と「感謝を伝えるお礼状」があります。
似ているように見えますが、目的は異なります。
退職届の添え状は書類を送るための文書
退職届の添え状は、退職届や必要書類を郵送するときに同封する送付状です。
「退職届を同封しましたので、ご確認ください」という内容を伝えることが主な目的です。
- 送付する書類の内容を知らせる
- 退職届を確認してもらうよう依頼する
- 日付、宛先、差出人などを記載する
- 簡潔で事務的な文章にまとめる
退職時のお礼状は感謝を伝える手紙
退職時のお礼状は、お世話になった上司、同僚、部署、取引先などへ感謝を伝えるための手紙です。
送付書類の案内ではなく、相手へのお礼や思い出、教わったことなどを書きます。
- これまでの指導や協力への感謝を伝える
- 心に残っている出来事を書く
- 相手の健康や今後の活躍を願う
- 相手との関係に応じて表現を変える
退職届そのものを郵送する場合は、感謝のお礼状とは別に、書類の内容を伝える添え状を付けます。詳しくは、退職届を郵送するときの添え状の書き方と例文を参考にしてください。
退職のお礼状はいつ送る？時期の目安
退職のお礼状は、退職日の前後に送ります。
「退職後○日以内でなければ失礼」という厳密な決まりはありませんが、できるだけ間を空けずに伝えるほうが自然です。
退職日前に渡す場合
退職日当日に相手が不在になると分かっている場合は、最終出勤日の数日前に渡してもかまいません。
早すぎる時期に渡すと、まだ一緒に仕事をしている途中であるため、退職直前の落ち着いた時期を選ぶとよいでしょう。
退職日に手渡しする場合
直接会える相手には、退職日の挨拶とともに手渡す方法があります。
業務中の忙しい時間は避け、始業前、休憩時間、終業後など、相手の負担にならないタイミングを選びます。
退職後に郵送する場合
退職日に直接挨拶できなかった場合は、退職後に郵送しても問題ありません。
退職後の生活が落ち着いてからと思っているうちに、日数がたってしまうことがあります。文章を完璧に整えることより、感謝の気持ちが薄れないうちに送ることを優先しましょう。
送るのが遅くなった場合
退職から時間がたっていても、お礼状を送ること自体が失礼になるわけではありません。
書き出しで簡潔にお詫びを添え、その後は感謝を中心に書きます。
遅れた理由を長々と説明すると、かえって言い訳のように受け取られることがあります。
退職のお礼状は誰に送る？
お礼状は、退職に関係するすべての人へ送る必要はありません。
「この人には自分の言葉で感謝を伝えたい」と思う相手を選びましょう。
直属の上司や特にお世話になった上司
長く指導してもらった上司には、仕事を通じて学んだことや、心に残っている助言を具体的に書きます。
定型的なお礼だけでなく、「どのような場面で助けられたか」を一つ加えると、気持ちが伝わりやすくなります。
親しい同僚や先輩
同僚や先輩には、上司宛ほど改まった文章にしなくてもかまいません。
一緒に取り組んだ仕事や、励ましてもらった出来事などを、普段の関係が伝わる言葉で書きましょう。
部署や職場全体
部署全体へ送る場合は、特定の人だけに偏らない文章にします。
「皆様の支えのおかげで務めることができました」など、職場全体への感謝を中心にまとめます。
取引先や仕事上の関係者
取引先に連絡する場合は、まず会社の方針や後任者への引き継ぎを優先します。
個人的なお礼状を送ってよいか判断しにくい場合は、上司や会社に確認しましょう。
文章では、在職中のお礼を中心にし、社内事情や詳しすぎる退職理由は書かないようにします。
退職のお礼状は縦書きと横書きのどちらがよい？
目上の人や取引先など、改まった相手には縦書きが無難です。
ただし、縦書きでなければ失礼、横書きはマナー違反と一律に決める必要はありません。
上司や取引先には縦書きが適している
縦書きは、改まった手紙や目上の人への手紙に使われることが多い形式です。
白い縦書き便箋と白い和封筒を選べば、落ち着いた印象になります。
同僚や親しい相手には横書きでもよい
普段から親しくしていた同僚や、堅苦しいやり取りを好まない相手には、横書きの便箋でもよいでしょう。
横書きの場合でも、絵柄や色が派手すぎるものは避け、読みやすい便箋を選びます。
手書きとパソコン作成の選び方
感謝を伝えるお礼状は、手書きにすると温かみが伝わります。
ただし、手書きでなければ失礼というわけではありません。文字を書くことが難しい場合や、読みやすさを優先したい場合は、パソコンで作成してもよいでしょう。
パソコンで本文を作成する場合でも、署名や短い一言だけ手書きにすると、個人的な気持ちを添えられます。
退職のお礼状に使う便箋と封筒の選び方
上司や取引先には白い便箋が無難
上司や取引先への正式なお礼状には、白無地または罫線だけが入った便箋が適しています。
華やかな花柄、キャラクター柄、原色を多く使った便箋は避けたほうがよいでしょう。
同僚には控えめな柄の便箋も使える
親しい同僚には、淡い色や小さな柄が入った便箋を使ってもかまいません。
相手の好みが分かっている場合は、その人らしい便箋を選ぶことで、堅苦しすぎない手紙になります。
一筆箋でよい場合と便箋が適する場合
一筆箋は、同僚への短いお礼や、贈り物に添える簡単なメッセージに向いています。
上司や取引先へ改まって感謝を伝える場合は、一筆箋よりも通常の便箋を使ったほうが、文章を丁寧にまとめられます。
便箋が1枚で終わっても問題ない
文章が自然にまとまるのであれば、無理に内容を増やして2枚にする必要はありません。
短すぎて気持ちが伝わりにくい場合は、具体的な思い出や教わったことを一つ加えるとよいでしょう。
白い封筒を基本に選ぶ
目上の人や取引先には、白い無地の封筒が無難です。
縦書き便箋には和封筒、横書き便箋には洋封筒を合わせると、全体の形式が整います。
茶封筒は書類の送付や事務連絡に使われることが多いため、感謝を伝える個人的なお礼状には、白い封筒を選ぶとよいでしょう。
便箋の折り方
和封筒へ入れる場合は、便箋を三つ折りにするのが一般的です。
洋封筒の場合は、便箋と封筒の大きさに合わせて二つ折りまたは三つ折りにします。
折り目が不揃いにならないよう、机の上で丁寧に折りましょう。
封筒の宛名と差出人の書き方
封筒の宛名は、手紙を誰に届けたいのかが明確に分かるように書きます。
上司や同僚など個人に送る場合
会社へ郵送し、個人に届けたい場合は、会社名、部署名、役職、氏名の順に書きます。
宛名例
株式会社〇〇
営業部
部長 山田太郎様
役職名の後ろに「様」を付けて、「山田部長様」とする書き方は避けます。「営業部長 山田太郎様」または「営業部 山田部長」とします。
部署全体に送る場合
部署全体に送る場合は、部署名の後ろに「御中」を付けます。
宛名例
株式会社〇〇
営業部御中
会社全体に送る場合
特定の部署や個人を指定せず、会社全体に送る場合は、会社名の後ろに「御中」を付けます。
宛名例
株式会社〇〇御中
取引先の担当者に送る場合
取引先の担当者個人に送る場合は、会社名や部署名に「御中」を付けず、氏名に「様」を付けます。
正しい宛名例
株式会社〇〇
総務部
佐藤花子様
「株式会社〇〇御中 佐藤花子様」のように、「御中」と「様」を併用しないよう注意しましょう。
差出人は封筒の裏面に書く
封筒の裏面には、自分の郵便番号、住所、氏名を書きます。
退職後に郵送する場合は、以前の会社名や部署名ではなく、現在の自宅住所を差出人住所として書くのが自然です。
切手や封入で気をつけたい郵送マナー
料金不足にならないよう確認する
郵便料金は、封筒の大きさ、厚さ、重さによって変わります。
便箋の枚数が多い場合や、厚みのあるカードを同封する場合は、料金不足にならないよう郵便局の窓口で確認すると安心です。
郵便料金は改定されることがあります。差し出す前に、日本郵便の手紙・封書の料金案内で最新情報を確認してください。
慶事用切手を使う必要はない
退職のお礼状に、慶事用切手を必ず使う必要はありません。
通常の切手の中から、落ち着いた絵柄や色のものを選べば十分です。
記念切手を使う場合は、派手すぎるものや、相手との関係に合わない絵柄を避けましょう。
個人的なお礼状には切手を貼る
料金別納や料金後納の表示は、多くの郵便物をまとめて送る業務用の印象があります。
個人的に感謝を伝えるお礼状では、自分で選んだ切手を貼るほうが、手紙らしい印象になります。
通常は普通郵便で差し支えない
お礼状だけを送るのであれば、通常は普通郵便で差し支えありません。
重要な書類を一緒に送る場合や、配達状況を確認したい事情がある場合は、郵便局の窓口で追跡や補償のある方法を相談してください。
感謝が伝わる退職のお礼状の基本構成
改まったお礼状は、次の順番で組み立てると書きやすくなります。
- 頭語と時候の挨拶
- 退職したことの報告
- これまでのお礼
- 具体的な思い出や学んだこと
- 相手の健康や活躍を願う言葉
- 結びの挨拶と結語
- 日付、署名、宛名
頭語と結語を使う場合
上司や取引先に送る改まった手紙では、「拝啓」で始め、「敬具」で結ぶ形が使いやすいでしょう。
頭語を使った場合は、それに対応する結語を忘れないようにします。
頭語を使わない場合
親しい同僚への手紙や、一筆箋に短く書く場合は、頭語や時候の挨拶を省いてもかまいません。
「これまで本当にありがとうございました」など、感謝の言葉から始めると自然です。
具体的な出来事を一つ加える
定型的なお礼だけでは、誰にでも当てはまる文章になりやすいものです。
「初めて担当を任されたときに励ましていただいたこと」「失敗したときに支えていただいたこと」など、具体的な出来事を一つ加えましょう。
それだけで、相手のために書いた手紙であることが伝わりやすくなります。
退職のお礼状の例文｜相手別に紹介
ここからは、退職する本人から送るお礼状の例文を、相手や状況別に紹介します。
退職日、在職期間、相手との具体的な出来事などは、自分の状況に合わせて書き換えてください。
直属の上司へ送る改まったお礼状
直属の上司には、これまでの指導への感謝と、教わったことを今後に生かしたいという気持ちを伝えます。
例文
拝啓
春暖の候、山田部長におかれましては、ますますご清祥のこととお喜び申し上げます。
私こと、三月三十一日をもちまして、株式会社〇〇を退職いたしました。
在職中は公私にわたり温かいご指導を賜り、心より御礼申し上げます。
特に、初めて大きな案件を任された際、最後まで見守り励ましてくださったことは、今でも心に残っております。山田部長から教えていただいた、相手の立場に立って考える姿勢を、これからも大切にしてまいります。
本来であれば直接ご挨拶申し上げるべきところ、書中でのお礼となりましたことをお許しください。
末筆ながら、山田部長のますますのご健勝とご活躍を心よりお祈り申し上げます。
敬具
令和〇年〇月〇日
佐藤一郎
山田太郎様
特にお世話になった上司へ送るお礼状
特に親身になって支えてくれた上司には、形式だけでなく、心に残っている出来事を具体的に書きます。
例文
拝啓
新緑の候、鈴木課長にはお健やかにお過ごしのことと存じます。
先日は、退職に際して温かいお言葉をいただき、誠にありがとうございました。
入社したばかりの頃、仕事の進め方が分からず悩んでいた私に、鈴木課長が「焦らず一つずつ覚えればよい」と声をかけてくださったことを、昨日のことのように覚えております。
その後も、失敗したときには厳しくも温かくご指導くださり、今日まで務めることができました。言葉では言い尽くせないほど感謝しております。
これまで教えていただいたことを忘れず、新しい生活でも一歩ずつ前に進んでまいります。
季節の変わり目ですので、どうぞお身体を大切にお過ごしください。
敬具
令和〇年〇月〇日
佐藤一郎
鈴木次郎様
同僚へ送る親しみのあるお礼状
親しい同僚には、頭語や時候の挨拶を省き、普段の関係が伝わる柔らかな文章でもよいでしょう。
例文
田中さんへ
これまで本当にありがとうございました。
忙しい時期に何度も仕事を手伝ってくれたことや、落ち込んでいるときに声をかけてくれたことを、とてもありがたく思っています。
田中さんと一緒に仕事をしながら笑ったり、悩んだりした時間は、私にとって大切な思い出です。
職場を離れるのは寂しいですが、これからもお互い元気に頑張りましょう。
また落ち着いた頃に、ゆっくりお話しできるとうれしいです。
佐藤一郎
部署や職場全体へ送るお礼状
部署全体へのお礼状は、誰か一人だけに向けた内容にならないようにまとめます。
例文
営業部の皆様へ
このたび、三月三十一日をもちまして退職いたしました。
在職中は、皆様に温かく支えていただき、心より感謝申し上げます。
仕事が重なり余裕を失っていたときにも、皆様が声をかけ、助けてくださったおかげで、何度も乗り越えることができました。
営業部の一員として働けたことは、私にとって大きな財産です。
直接ご挨拶できなかった方もいらっしゃるため、書面にてお礼を申し上げます。
皆様のますますのご活躍と、営業部のご発展を心よりお祈り申し上げます。
令和〇年〇月〇日
佐藤一郎
取引先の担当者へ送るお礼状
取引先には、在職中の協力へのお礼を中心にし、必要以上に個人的な事情を書かないようにします。
例文
拝啓
時下ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。
私こと、このたび一身上の都合により、三月三十一日をもちまして株式会社〇〇を退職いたしました。
在職中は格別のご厚情を賜り、心より御礼申し上げます。
佐藤様には、長年にわたり多くのお力添えをいただきました。特に、新商品の導入に際して親身にご協力くださったことを、深く感謝しております。
今後の業務につきましては、後任の高橋が担当いたします。引き続き変わらぬお付き合いを賜りますよう、お願い申し上げます。
末筆ながら、佐藤様のご健勝と貴社のますますのご発展を心よりお祈り申し上げます。
敬具
令和〇年〇月〇日
佐藤一郎
株式会社△△
営業部 佐藤花子様
注意：後任者や引き継ぎについて取引先へ伝える場合は、会社の方針に従ってください。
退職後に郵送する場合のお礼状
直接挨拶できなかったことに触れ、郵送でのお礼になったことを簡潔に伝えます。
例文
拝啓
春和の候、皆様にはますますご健勝のこととお喜び申し上げます。
私こと、三月三十一日をもちまして株式会社〇〇を退職いたしました。
退職日に直接ご挨拶できませんでしたため、書面にてお礼を申し上げます。
在職中は、皆様から多くのご指導とお力添えをいただき、誠にありがとうございました。
皆様とともに仕事に取り組んだ経験は、私にとってかけがえのない財産です。
これまで学んだことを大切にし、今後も努力してまいります。
末筆ながら、皆様のご健康とご活躍を心よりお祈り申し上げます。
敬具
令和〇年〇月〇日
佐藤一郎
送るのが遅くなった場合のお礼状
お礼が遅れたことを最初に詫び、その後は感謝の言葉を中心に書きます。
例文
拝啓
初夏の候、山田様にはお変わりなくお過ごしのことと存じます。
退職に際しては大変お世話になりながら、ご挨拶が遅くなりましたことを心よりお詫び申し上げます。
在職中は、いつも温かくご指導くださり、誠にありがとうございました。
仕事に悩んでいた際、山田様からいただいた助言は、今でも私の支えになっております。
遅ればせながら、これまでのご厚情に心より御礼申し上げます。
山田様のますますのご健勝とご活躍をお祈り申し上げます。
敬具
令和〇年〇月〇日
佐藤一郎
山田太郎様
一筆箋や短い手紙で伝える文例
〇〇さんへ
在職中は大変お世話になり、本当にありがとうございました。
いつも温かく声をかけてくださったことを、心から感謝しています。
これからもどうぞお元気でお過ごしください。
佐藤一郎
退職のお礼状で書かないほうがよい内容
退職のお礼状には、感謝と前向きな気持ちを書きます。
次のような内容は、相手を困らせたり、後のトラブルにつながったりする可能性があるため避けましょう。
会社や人への不満
退職に至った経緯に不満があったとしても、お礼状に会社や上司、同僚への批判を書くのは避けます。
感情が整理できていないときは、無理にお礼状を送る必要はありません。
詳しすぎる退職理由
退職理由は、「一身上の都合により」「家庭の事情により」など、簡潔に書けば十分です。
病気、介護、家庭内の事情などを、詳しく説明する必要はありません。
社内事情や機密情報
退職した後であっても、仕事で知った情報や、他人の個人情報を書いてはいけません。
社内の問題や取引の詳しい内容も、お礼状には書かないようにします。
伝える必要のない転職先の情報
転職先について知らせる必要がない相手には、会社名や詳しい仕事内容を書かなくてもかまいません。
「新しい環境でも努力してまいります」とまとめれば、今後への前向きな気持ちを伝えられます。
退職のお礼状についてよくある質問
退職理由は書いたほうがよいですか？
詳しい退職理由を書く必要はありません。
改まった手紙では「一身上の都合により退職いたしました」と簡潔に書けば十分です。相手が事情を知っている場合は、退職理由そのものを省いてもよいでしょう。
便箋が1枚だけでは失礼ですか？
感謝の内容が自然にまとまっていれば、1枚でもかまいません。
枚数を増やすために同じ内容を繰り返すより、読みやすく簡潔にまとめることを優先しましょう。
メールと手紙の両方を送ってもよいですか？
退職日にメールで挨拶し、後日あらためてお礼状を送っても問題ありません。
ただし、メールと手紙をまったく同じ文章にするのではなく、手紙には具体的な思い出や個人的な感謝を加えるとよいでしょう。
退職してから日数がたっていても送れますか？
時間がたっていても、感謝を伝えたい気持ちがあるなら送ってかまいません。
「ご挨拶が遅くなりましたことをお詫び申し上げます」と簡潔に添え、言い訳を長く書かないようにします。
餞別やプレゼントのお礼も一緒に書けますか？
餞別やプレゼントをいただいた場合は、お礼状の中であわせて感謝を伝えてもかまいません。
「退職に際しましては、温かいお心遣いまでいただき、重ねて御礼申し上げます」などと書くと自然です。
上司だけに送っても失礼になりませんか？
お礼状を送る相手は、自分で選んでかまいません。
特にお世話になった上司だけに送ったからといって、ほかの同僚に対して直ちに失礼になるわけではありません。
ただし、職場内で手渡す場合は、周囲に必要以上の気を遣わせないよう、渡す場所やタイミングに配慮しましょう。
退職のお礼状は自分の言葉で感謝を伝えよう
退職時のお礼状は、すべての上司や同僚へ必ず送らなければならないものではありません。
直接挨拶できなかった人や、特にお世話になった人へ感謝を伝えたい場合に送ります。
- 目上の人や取引先には、白い便箋を使った縦書きが無難
- 親しい同僚には、横書きや控えめな柄の便箋も使える
- 退職日に渡せなかった場合は、退職後に郵送してもよい
- 退職理由は詳しく書かず、感謝を中心にまとめる
- 定型文に、相手との具体的な思い出を一つ加える
形式だけを整えた文章よりも、「あのとき助けていただいたことを忘れません」という一言のほうが、相手の心に残ることがあります。
この記事の例文を土台にしながら、相手との関係や思い出に合わせて、自分の言葉で感謝を伝えてください。
