ビジネスメールや文書で「標記の件」や「表記の件」という表現を見かけることがありますが、それぞれの意味や正しい使い分けをご存じでしょうか？
実は、この二つの表現には微妙な違いがあり、適切に使い分けることでより正確なコミュニケーションが可能になります。本記事では、「標記の件」と「表記の件」の違いをわかりやすく解説し、ビジネスメールでの適切な使い方を紹介します。
「標記の件」と「表記の件」の基本的な意味
① 「標記の件」とは？
「標記（ひょうき）」とは、文書やメールのタイトル（標題）として記載すること を指します。そのため、「標記の件」という表現は、メールや文書のタイトルや件名に関する内容 を指し示す際に使用されます。
例文
- 標記の件につきまして、以下の通りご案内申し上げます。
- 標記の通り、本日の会議は15時から開始いたします。
このように、「標記の件」は、すでに文書やメールの件名で述べた内容に言及する場合に使う のが適切です。
② 「表記の件」とは？
「表記（ひょうき）」とは、文字や記号などを記述すること を意味します。そのため、「表記の件」は、文書やメールの本文中で記述された内容に関連する事柄 を指します。
例文
- 表記の通り、申請書の提出期限は3月15日です。
- 表記の件について、詳細を補足いたします。
「表記の件」は、文書やメール内で明示された内容に関して触れる際に使う のが適切です。
「標記の件」と「表記の件」の違いを簡単に整理
| 用語 | 意味 | 使う場面 |
|---|---|---|
| 標記の件 | 文書やメールのタイトル・件名の内容 | メールの件名や標題に関する話題 |
| 表記の件 | 文書やメールの本文で記述された内容 | 本文中で明示された事項について述べる場合 |
この違いを理解すると、「標記の件」と「表記の件」を適切に使い分けることができます。
ビジネスメールでの具体的な使い方
(1) 「標記の件」を使う場合
メールの件名に言及するとき に使うのが基本です。
例文
件名：〇〇会議のご案内
本文：
営業部の田中です。標記の件につきまして、以下の通りご案内いたします。
この場合、「標記の件」は、メールの件名「〇〇会議のご案内」に対応しています。
(2) 「表記の件」を使う場合
メール本文の内容に言及するとき に使います。
例文
件名：新製品の仕様変更について
本文：
表記の件につきまして、追加の仕様変更がございましたので、お知らせいたします。
ここでは、「表記の件」は、本文内に記載された仕様変更の内容を指しています。
「標記の件」を使わずにシンプルに書く方法
実は、「標記の件」や「表記の件」を使わなくても、より簡潔で伝わりやすい表現が可能です。
「標記の件」を使わない例
従来の表現（やや堅い）
標記の件につきまして、ご確認をお願いいたします。
改善後（スッキリ明確）
〇〇について、ご確認をお願いいたします。
「表記の件」を使わない例
従来の表現（やや冗長）
表記の件につきまして、ご報告申し上げます。
改善後（シンプル）
〇〇について、ご報告いたします。
ビジネスメールの具体的な改善例
件名：会議の開催について
従来の本文（「標記の件」を使用）
営業部の田中です。標記の件につきまして、以下の通りご案内申し上げます。
日時：〇月〇日 〇時〜
場所：会議室A
どうぞよろしくお願いいたします。
改善後（「標記の件」を使わず、より直接的に）
営業部の田中です。〇〇会議について、以下の通りご案内申し上げます。
日時：〇月〇日 〇時〜
場所：会議室A
どうぞよろしくお願いいたします。
このように、「標記の件」「表記の件」を使わずに、よりシンプルでわかりやすい表現に置き換えることで、ビジネスメールの伝わりやすさが向上 します。
「表記」「標記」と混同されやすい他の表現
「標記の件」と似た表現として、「表題の件」「標題の件」「掲題の件」などがあります。それぞれの違いを整理しておきましょう。
| 用語 | 意味 | 用途 |
| 表題の件 | 文書全体のタイトル | 論文・報告書のタイトルを指す |
| 標題の件 | 文書の章ごとのタイトル | 書類や文書の小見出しを指す |
| 掲題の件 | 主に社内で使われる造語 | メールのタイトルを指すが、使用は限定的 |
ビジネスメールでは、「掲題の件」はあまり使われず、「表題の件」や「標題の件」が適切とされることが多いです。
まとめ
「標記の件」と「表記の件」は似ていますが、適切に使い分けることで、ビジネスメールの精度が上がります。
✅ 「標記の件」 → メールの件名やタイトルに関する話題
✅ 「表記の件」 → メールの本文に記載された内容に関する話題
✅ シンプルにするなら「標記の件」は使わず直接内容を書くのも可
適切な表現を心がけることで、より明確で伝わりやすいメールを作成できます。ぜひ実践してみてください！
