「報告・連絡のメール」正しく書けていますか？例文付きで解説！

ビジネスにおいて、報告や連絡のメールは欠かせません。しかし、「どのように書けばいいのかわからない」「この表現で失礼にならないか不安」と悩んでしまう方も多いのではないでしょうか？

本記事では、「報告・連絡メール」の基本ルール、書き方のコツ、具体的な例文を交えて解説します。この記事を読めば、メール作成の手が止まることなく、スムーズに書けるようになるはずです！

報告・連絡メールの基本ルール

まずは、「報告」と「連絡」の違いを整理しましょう。

■ 「報告」とは？

上司や関係者に業務の進捗や結果を伝えるメール。
事実を正確に伝え、相手が適切に判断できるようにする。
例：「○○プロジェクトの進捗状況を報告いたします。」

■ 「連絡」とは？

必要な情報を共有し、相手と円滑なやり取りをするためのメール。
必ずしも返信を求めるわけではなく、情報伝達が目的。
例：「明日の会議の時間が変更になりましたので、お知らせいたします。」

■ ビジネスメールの基本構成

報告・連絡メールも、以下のような構成を意識すると伝わりやすくなります。

件名：メールの目的が一目でわかるように簡潔に
宛名：適切な敬称を使う（「○○様」「○○部長」など）
挨拶：簡単なあいさつ（「お世話になっております。」）
本文：要点を簡潔に伝える（経緯→現状→必要な対応）
締めの言葉：感謝や今後の対応について触れる
署名：名前・会社名・連絡先を記載

書き出しに迷わない！基本のメールテンプレート

ここでは、報告・連絡メールの具体的なシーン別に例文を紹介します。必要な場面に応じて、適宜使い分けてください。

■ 上司への業務報告

件名：○○プロジェクト進捗報告（○月○日）

○○部長

お世話になっております。
○○プロジェクトの進捗状況についてご報告いたします。

現在の進捗：○○
今後の予定：○○
課題・懸念点：○○

何かご不明点がございましたら、お知らせください。

よろしくお願いいたします。

○○（自分の名前）

■ チームメンバーへの連絡（会議の変更）

件名：○月○日の会議時間変更のご連絡

チームの皆さま

お疲れ様です。
○月○日に予定していた会議の時間が変更になりましたので、ご連絡いたします。

変更前：○時○分～○時○分
変更後：○時○分～○時○分

お手数ですが、ご確認のほどよろしくお願いいたします。

○○（自分の名前）

■ 取引先への報告

件名：納品スケジュールのご報告

○○株式会社
○○様

お世話になっております。
○○株式会社の○○です。

ご依頼いただいております○○の納品スケジュールについてご報告いたします。

納品予定日：○月○日
配送方法：○○

ご不明な点がございましたら、お気軽にお問い合わせください。

何卒よろしくお願いいたします。

○○（自分の名前）

■ ミスやトラブルの報告

件名：○○の件に関するご報告とお詫び

○○部長

お世話になっております。

○○の件につきまして、ご報告とお詫びを申し上げます。

経緯：○○
現状：○○
対応策：○○

ご迷惑をおかけし、大変申し訳ございません。
今後、このようなことがないよう再発防止策を徹底いたします。

何卒、ご指導のほどよろしくお願いいたします。

○○（自分の名前）

「このメールで大丈夫？」よくあるミスと改善例

曖昧な表現を使ってしまう
- NG：「なるべく早めに対応します。」
- OK：「○月○日までに対応いたします。」
件名が分かりにくい
- NG：「ご連絡」
- OK：「○○についてのご報告（○月○日）」
本文が冗長すぎる
- NG：「お世話になっております。○○の件ですが、先日○○の作業を行いまして、その結果○○となりましたので、ご報告いたします。」
- OK：「○○の作業が完了し、○○の結果となりましたので、ご報告いたします。」
相手に負担をかける表現
- NG：「お手数ですが、ご確認いただけますか？」
- OK：「ご確認のほど、よろしくお願いいたします。」
敬語の誤り
- NG：「ご苦労様です。」（目上の人には不適切）
- OK：「お疲れ様です。」