メール本文で第三者の会社名を書くとき、会社名だけでよいのか、会社名に様を付けるべきか、迷うことがあります。とくに取引先やその関係会社に触れる場面では、少しの言い回しの違いで印象が変わるものです。この記事では、第三者の会社の呼び方をわかりやすく整理し、迷わず使える例文までまとめてご紹介します。
なお、会社名そのものに付ける敬称の基本から整理したい方は、会社名につける敬称は文中では様と御中どちらを使う？もあわせて読むと、本文中と宛名の違いがつかみやすくなります。
第三者の会社の呼び方はどうする？まずは結論
第三者の会社をメール文中で書くときは、相手そのものではないため、貴社や御社をそのまま当てはめにくい場面が多くあります。迷ったときは、会社名に様を付けるか、会社名のみで文章を整えるのが無難です。
- 相手の取引先や関係会社など、配慮を強く示したいときは 会社名＋様
- 事実や客観情報として述べるときは 会社名のみ
- 御中は宛名に使う言葉なので、本文中には基本的に使わない
- 会社名にさんは口語的で、ビジネスメールでは避けたほうが安心
つまり、第三者の会社に対しては、会社名＋様 が最も失敗しにくい書き方です。一方で、文脈によっては会社名のみでも不自然ではありません。
メール文中で第三者の会社に使う敬称の基本
ここでは、なぜ第三者の会社の呼び方で迷いやすいのかを整理します。ポイントは、相手企業そのものへの呼称と、本文に登場する第三者企業への呼称は、同じようで少し違うという点です。
第三者の会社に貴社や御社を使いにくい理由
貴社や御社は、基本的に今やり取りしている相手の会社を指す言い方です。そのため、メールの相手ではない別会社に対して使うと、誰を指しているのか分かりにくくなることがあります。
たとえば、取引先A社に送るメールの中で、B社の話をする場合に、B社を貴社と書いてしまうと、A社のことなのかB社のことなのか、読み手が一瞬迷います。第三者企業については、会社名を明示したほうが誤解がありません。
会社名に様を付けるのが無難な場面
次のような場面では、会社名に様を付けると丁寧で角が立ちにくくなります。
- 相手先の親会社、子会社、取引先などに触れるとき
- 紹介や共有の文面で、相手に敬意を示したいとき
- 自社よりも相手との関係性が深い企業名を出すとき
- 失礼に見えない表現を優先したいとき
とくに、相手が重視している会社名を本文に出す場面では、会社名＋様にしておくと無難です。迷ったら丁寧側に寄せる、という考え方で問題ありません。
会社名のみで自然に書ける場面
一方で、業界ニュースや一般情報として第三者企業に触れるだけなら、会社名のみでも自然です。資料名、発表内容、サービス名などを客観的に示すときは、敬称を付けないほうがすっきり読めることもあります。
たとえば、次のような文は自然です。
- 先日の発表では、株式会社山田商事の新サービスが話題になっていました。
- 比較資料には、ABC株式会社の事例も掲載しております。
- 今回の分析では、田中工業株式会社の公開データも参考にしています。
相手への配慮を前面に出す文か、客観情報を伝える文かで、会社名＋様 と 会社名のみ を使い分けると考えると整理しやすくなります。
こんな書き方は避けたいNG表現
第三者の会社の呼び方で迷う人が多いのは、宛名のルールと本文のルールが混ざりやすいからです。よくある誤りを先に知っておくと、実務での迷いがかなり減ります。
御中を本文中に使う
御中は、会社や部署など組織宛ての宛名に使う言葉です。本文中で第三者企業に付ける形には基本的に向きません。
- 誤り 株式会社山田商事御中より資料を受領しました
- 改善 株式会社山田商事様より資料を受領しました
- 改善 株式会社山田商事から資料を受領しました
御中の使い方について詳しく知りたい方は、郵便で「御中」はどう使う？正しい宛名の書き方とマナーをわかりやすく解説も参考になります。あわせて、宛名でやりがちなミスを確認したい場合は、御中と様は併用できる？良かれと思って書いた宛名が恥をかく原因に…も読んでおくと整理しやすいです。
相手企業より近い会社を呼び捨てにする
相手が関係を重視している会社を呼び捨てにすると、冷たい印象になることがあります。とくに、相手の親会社、子会社、協力会社、重要取引先に触れるときは注意が必要です。
- 避けたい例 次回は山田商事の担当資料も確認します
- 無難な例 次回は山田商事様の資料も確認いたします
会社名にさんを付けてしまう
会話では耳にすることがありますが、ビジネスメール本文では会社名にさんを付けると、ややくだけた印象になります。社内メモや親しい間柄なら成立しても、対外メールではあまりおすすめできません。
- 避けたい例 山田商事さんからも同様の案が出ています
- 無難な例 山田商事様からも同様の案が出ています
- 無難な例 山田商事からも同様の案が出ています
そのまま使えるメール文中の例文
ここでは、第三者の会社に触れるときに使えるメール文中の例文をご紹介します。実務でも使いやすい形でまとめました。
取引先に第三者企業の話をするとき
相手先に、別会社の状況や対応を伝える場面です。丁寧さを優先するなら、会社名＋様でそろえると安定します。
- 本件につきましては、株式会社山田商事様にも確認を進めております。
- 先方のご意向を踏まえ、ABC株式会社様のご提案内容もあわせて共有いたします。
- 関連資料は、田中工業株式会社様から受領した内容をもとに整理しております。
相手の関係会社に触れるとき
相手の子会社や協力会社など、配慮が求められる場面では、敬意が伝わる表現を選ぶのが安全です。
- 次回のお打ち合わせでは、貴社ご関係先である株式会社山田商事様の事例も参考に進めたく存じます。
- 必要に応じて、株式会社青木物流様のご担当者様とも情報共有を行う予定です。
- 本資料には、貴社グループの一社である株式会社鈴木開発様の公開情報も反映しております。
紹介や共有をするとき
第三者企業を紹介するメールでは、相手に不快感を与えないことがとても大切です。会社名だけでも書けますが、紹介文では会社名＋様のほうが丁寧にまとまりやすくなります。
- 本件の参考先として、株式会社山田商事様をご紹介いたします。
- すでに株式会社田中システム様とも情報共有を開始しております。
- 比較対象として、ABC株式会社様の運用事例もご確認いただけますと幸いです。
迷ったときの判断基準
第三者の会社の呼び方で迷ったときは、次の順番で考えると判断しやすくなります。
- その会社は、今メールしている相手そのものかどうかを確認する
- 相手そのものなら 貴社 や 御社 を使う
- 相手ではない第三者企業なら、まず会社名を明示する
- 敬意を強く示したいなら 会社名＋様 にする
- 客観情報として述べるだけなら 会社名のみ で整える
- 御中は宛名用なので本文中では使わない
実務では、言葉の厳密な正解を一つに決めるよりも、相手に失礼がなく、読み手が迷わないことが重要です。その意味でも、第三者の会社は会社名をはっきり書くことが基本になります。
なお、宛名そのもののルールと混同しやすい方は、自分の会社に御中はつける？正しい宛名の書き方を“結論から”解説！も確認しておくと、本文中の敬称と封筒・メール冒頭の宛名を切り分けて考えやすくなります。
会社名に「様」を付けるのは失礼？ビジネスメールの考え方
ビジネスメールでは、会社名に様を付けても問題ないのか迷うことがあります。結論から言うと、会社名に様を付けること自体は失礼ではありません。
ただし、使う場面によっては少し不自然に感じる場合もあります。特に、メールの相手ではない第三者企業に触れる場合は、会社名のみで書くか、会社名＋様にするかを文章の流れで判断します。
迷ったときは、相手に配慮が伝わる「会社名＋様」にしておくと無難です。ビジネスメールでは、丁寧な表現に寄せるほうが失礼になることはほとんどありません。
他社様という言い方は正しい？
ビジネスメールでは「他社様」という言い方を見かけることがありますが、一般的にはあまり使われない表現です。
多くの場合は、会社名をそのまま書くか、会社名＋様にする方が自然です。
例えば次のように書くと分かりやすくなります。
- 株式会社山田商事様からご提案をいただいております
- 本件は株式会社山田商事とも調整を進めております
- 株式会社山田商事の事例を参考にしております
まとめ
第三者の会社をメール文中で書くときは、相手企業に使う貴社や御社をそのまま流用しないことが大切です。迷ったときは、会社名＋様 または 会社名のみ のどちらかで整えると、読みやすく失礼のない文章になります。
- 第三者企業には会社名を明示する
- 丁寧さを優先するなら 会社名＋様 が無難
- 客観情報なら会社名のみでも自然
- 御中は本文中では使わない
- 会社名にさんは対外メールでは避けたほうが安心
迷ったときほど、相手が読みやすいか、誤解がないか、失礼に見えないかの3点で確認してみてください。第三者の会社名の扱いが整うだけで、メール全体の印象はぐっと引き締まります。
メール全体の構成や書き出し・結びまでまとめて見直したい方は、〖ビジネスメールの書き方〗初めての人のための完全ガイドもあわせて読むと、敬称だけでなく文面全体の整え方まで確認できます。
