履歴書を郵送する際、封筒に書く「履歴書在中」の文字。これが意外と悩ましいポイントですよね。「囲んだ方がいいの？」「黒字でも大丈夫？」など、小さなことですが、採用担当者への印象を考えると気になってしまうもの。
このガイドでは、そんな「履歴書在中」の正しい書き方から、応募書類送付のマナーまで、あなたの疑問をすべて解決します。
履歴書在中、本当に「囲まない」のが正解？基本ルールを徹底解説
履歴書を送る際、封筒に「履歴書在中」と書くのがマナーとされています。しかし、この「履歴書在中」、どのように書くのが正しいのか、特に「囲むべきか、囲まないべきか」で迷う方も多いのではないでしょうか？
結論から言うと、基本的には「囲まない」のが一般的です。ですが、その理由や、なぜそう言われるのかを理解しておくことが大切です。
「履歴書在中」の目的と重要性
「履歴書在中」と封筒に書く最大の目的は、受け取る側が封筒の中身をすぐに把握できるようにするためです。
企業には毎日多くの郵便物が届きます。その中で、履歴書などの重要な応募書類が他の郵便物に紛れてしまったり、開封が後回しにされたりするのを防ぐ役割があります。
採用担当者が迅速に書類を確認できるよう、配慮を示すマナーの一つと言えるでしょう。
「応募書類在中」との違いとは？
「履歴書在中」と似た言葉に「応募書類在中」があります。これらにはどのような違いがあるのでしょうか？
- 履歴書在中: 封筒の中に履歴書が主に入っている場合に用います。
- 応募書類在中: 履歴書だけでなく、職務経歴書、ポートフォリオ、卒業証明書など、複数の応募関連書類をまとめて送る場合に広く使われます。
どちらを使うべきか迷った際は、履歴書以外の書類も多く同封する場合は「応募書類在中」を選ぶと良いでしょう。ただし、履歴書がメインであれば「履歴書在中」で全く問題ありません。企業によってはどちらを使っても問題ないとする場合がほとんどです。
封筒に「履歴書在中」はなぜ書くべきなのか？
「履歴書在中」を書くことは、単なるマナー以上の意味を持ちます。
- 重要性の伝達: 受け取った人が「これは重要な書類だ」と一目で認識できます。
- 迅速な処理: 採用担当者の元へスムーズに届き、選考プロセスが滞るのを防ぎます。
- 丁寧さの表現: 細かい部分への配慮は、あなたの仕事に対する姿勢や丁寧さをアピールする機会にもなります。
これらの理由から、「履歴書在中」は必ず記載するようにしましょう。
封筒の書き方「履歴書在中」の最適な方法
では、実際に封筒に「履歴書在中」と書く際の具体的な方法を見ていきましょう。どのように書けば、より丁寧で分かりやすい印象を与えられるのでしょうか。
手書き？印刷？「履歴書在中」は黒字でも大丈夫？
「履歴書在中」は、手書きでも印刷でも問題ありません。
- 手書き: 丁寧な印象を与えたい場合におすすめです。後述のポイントを押さえて、丁寧に書きましょう。
- 印刷: 忙しい場合や、多数の企業に応募する場合に便利です。市販のスタンプや、プリンターで直接印刷することも可能です。
そして、最も気になるであろう「黒字でも大丈夫か？」という点ですが、結論から言うと全く問題ありません。むしろ、ビジネス文書では黒字が基本であり、見やすさの点でも適切です。
確かに、昔は朱書き（赤字）が推奨されることもありましたが、現在では黒字でも十分にその役割を果たします。特に指定がなければ、黒字で問題ないと考えてください。
「履歴書在中」を書く位置と適切なサイズ
履歴書在中」は、封筒の表面に記載します。
- 縦書き封筒の場合: 左下に記載します。
- 横書き封筒の場合: 右下に記載します。（宛名の下あたり）
サイズは、宛名や差出人名よりもやや小さめに、かつ一目で認識できる大きさが適切です。大きすぎると不格好になり、小さすぎると見落とされてしまう可能性があります。封筒全体のバランスを見て判断しましょう。
「履歴書在中」を手書きする場合のポイント
手書きで「履歴書在中」を記載する際は、以下の点に注意すると良いでしょう。
- 丁寧な文字: 楷書で丁寧に、読みやすい文字で書くことを心がけてください。急いで書いたような走り書きは避けましょう。
- 定規で線を引く必要はない: 「囲まない」という点にも通じますが、定規でわざわざ枠線（囲み）を引く必要はありません。文字が多少曲がっても、丁寧な文字であれば問題ありません。むしろ、囲むことでかえって不自然に見えることもあります。
- 筆記具: 油性のフェルトペンやサインペンなど、にじみにくい筆記具を選ぶと良いでしょう。細すぎず太すぎない、適度な太さのペンがおすすめです。
応募書類を入れる封筒、これってNG？知っておきたい注意点
封筒にまつわるマナーには、知らずにNG行為をしてしまうことも。ここでは、特に注意したい点をご紹介します。
「履歴書在中 スタンプ」は使っても大丈夫？
「履歴書在中」のスタンプは、使用しても全く問題ありません。手書きが苦手な方や、複数枚の封筒を用意する必要がある場合に非常に便利です。文具店などで購入でき、きれいに押印できるため、むしろ丁寧な印象を与えることもあります。ただし、インクが薄い、かすれている、斜めになっているなど、押印が雑にならないよう注意しましょう。
「書類在中 書かない」は避けるべき？
結論として、「書類在中」と何も書かないのは避けるべきです。前述の通り、「履歴書在中」や「応募書類在中」と記載することは、受け取る側への配慮であり、重要なマナーです。何も書かれていない封筒は、他の郵便物と区別されにくく、開封が遅れたり、誤って破棄されたりするリスクもゼロではありません。採用プロセスにおいて、このような不利益を被らないためにも、必ず記載するようにしましょう。
誤解されがちな「履歴書在中」の常識
- 赤字で書くべき？: 現在では黒字で問題ありません。むしろ、ビジネス文書の統一性を考えると黒字の方が自然です。
- 枠で囲むべき？: 再度になりますが、基本的に枠で囲む必要はありません。手書きの場合は、文字の上下に線を引く程度で十分です。
- 裏面にも書くべき？: 「履歴書在中」は表面のみで問題ありません。裏面には差出人の情報のみを記載しましょう。
履歴書送付で差をつける！より丁寧な印象を与えるために
「履歴書在中」の書き方だけでなく、封筒全体のマナーを押さえることで、より丁寧で好印象を与えることができます。
どんな封筒を選べばいい？
- サイズ: 送付する書類（履歴書、職務経歴書など）を折らずに入れられるサイズを選びましょう。A4サイズの書類なら、角形2号（角2）の封筒が一般的です。
- 色: 白色の封筒が最も一般的で、ビジネスシーンに適しています。茶封筒（クラフト封筒）は事務的な書類で使われることが多く、応募書類にはあまりおすすめしません。
- 素材: 薄すぎる封筒は中身が透けてしまう可能性があるので、ある程度厚みのあるものを選びましょう。
添え状（送付状）は必要？
はい、添え状（送付状）は必ず同封しましょう。添え状は、送付する書類の内容を伝え、あなたの氏名、連絡先、応募の意思などを明確にする役割があります。また、企業への挨拶の役割も果たすため、ビジネスマナーとして必須です。履歴書や職務経歴書よりも上に重ねて封筒に入れましょう。
郵送と持参、渡し方のマナー
- 郵送の場合: 封筒は糊付けし、しっかりと封をします。郵便料金が不足しないよう、事前に郵便局で重さを測ってもらうか、適切な切手を貼りましょう。「速達」にするかどうかは、締切までの日数や状況に応じて判断してください。
- 持参の場合: 面接官に直接手渡す場合は、封筒の糊付けは不要です。また、手提げ袋などからすぐに取り出せるように準備しておきましょう。封筒はきれいな状態を保ち、シワや汚れがないように注意してください。
履歴書在中に関するよくある質問
ここで、改めて「履歴書在中」に関するよくある質問にお答えします。
Q1：「履歴書在中」と「応募書類在中」はどちらを使うべきですか？
A1：履歴書がメインであれば「履歴書在中」で問題ありません。履歴書以外に職務経歴書やポートフォリオなど、複数の書類を送る場合は「応募書類在中」を使うと良いでしょう。どちらを使っても、企業側で不利益になることはほとんどありません。
Q2：手書きで書く際、文字が苦手でも大丈夫ですか？
A2：はい、大丈夫です。重要なのは「丁寧に書くこと」です。文字の巧拙よりも、相手への配慮が伝わるような丁寧さが大切にされます。一文字一文字をゆっくりと、楷書で書くことを心がけましょう。
Q3：急いでいる時に「履歴書在中」を省略しても良いですか？
A3：いいえ、省略せずに必ず記載してください。どんなに急いでいても、マナーとして重要な項目です。省略することで、採用担当者が中身を把握しにくくなったり、選考プロセスに影響が出たりする可能性も考えられます。時間がなくても、忘れずに記載するようにしましょう。
まとめ
履歴書送付の際、「履歴書在中」と封筒に記載することは、あなたの丁寧さやビジネスマナーを示す大切な要素です。
- 「履歴書在中」は封筒の左下に記載し、枠で囲む必要はありません。
- 黒字で書いても全く問題なく、手書きでもスタンプでもOKです。
- 「応募書類在中」との違いを理解し、同封する書類に合わせて使い分けましょう。
- 添え状の同封や、封筒の選び方、郵送・持参のマナーも忘れずに確認しましょう。
これらのポイントを押さえることで、あなたの熱意と丁寧さが採用担当者に伝わり、良い第一印象を与えることができるはずです。細部にまで気を配り、自信を持って応募書類を送り出してください
