ビジネスメールや社内コミュニケーションでよく目にする「標記の件」と「表記の件」ですが、これらの言葉の使い分けに迷うことはありませんか？
「標記」と「表記」は似ているようで、使い方には微妙な違いがあります。多くの人が答えに困るこの問題に、じん兵衛が明確な説明と正しい使用法を提供します。それぞれの言葉がどの文脈で適切か、その違いと使い方のポイントを解説します。
「標記」はメールや文書などの文中で使います
メールや文書の頭の部分には、その内容を端的に表すためのタイトルもしくは件名を付けるのが一般的です。
- 新車発表のご案内
- 〇〇会議開催のご案内
- 〇〇日程変更のお願い
など、タイトルや件名が書かれていれば、読み手にしても、メールや文書にどんなことが書かれているのかが一目でわかるのでとても助かります。
そんな役割をもった、メールや文書におけるタイトルや件名を「標題」といいます。
そして、標題としてしるすことを標記といいます。
ですから、メールや文書のタイトルあるいは件名として書いたことを本文中で再度述べる際には、同じことばの重複をさけて「ひょうきの件」などのような表現を用いることがあります。
この場合の「ひょうき」は「標題」のことをさしておりますので、
「標記の件」と書くのが正しい使い方となります。
辞書的な意味を比較すると
標記とは、
標題として記すこと。また、その内容。
しるしとしてつけること。また、その内容。
使われ方は、
メールや文章などにつけたタイトルや件名（標題）をさして
「標記の件につきまして〇〇します」
表記とは文字などを表わすこと。
書かれたもの。
表に書くこと。
使われ方は、
カタカナで表記する。
「数学」と表記されたノート
表記の住所に送って下さい
と説明されています。
以上のように、標記と表記には違いがあります。
覚え方としては、
標記は、標題（タイトル、件名）
表記は、表書き
「標」と「表」の違いを別のたとえで説明するなら、
「標題」は
本の目次として書かれ、
「表題」は
本の題名、タイトル名として書かれます。
また、
表書きに「〇〇日程変更のお知らせ」と書かれている封筒を受け取った。
中の文章を読むと通常の挨拶文のあとに、「表記の件につきましては・・・」と書かれていた場合、
「表記」とは、封筒に表書きされた「〇〇日程変更のお知らせ」のことをさしています。
しかし、開封したら、文章の頭に件名：「△△への集合時間について」と書かれていた。
このような場合、
標記の件は、「△△への集合時間について」をさし、
表記の件は、「〇〇日程変更のお知らせ」をさします。
理屈からいえば、
「表記の件と標記の件につきましては〇〇〇〇云々」と書いてもいいわけです。
このように、標記と表記は使いわけられるのですが、
実際のビジネス文書においては両方を同じ意味合いで使っており、
「表記の件」と書くよう統一されている会社もあるようです。
掲題の件について
「表題の件」、「標題の件」と似た言葉で「掲題の件」があります。
読み方は掲題（けいだい）です。
広辞苑などの辞書を調べても「掲題」の語句はでてこないのですが、たまに見かけることもあります。
主に電子メールのタイトルや本文の中で使われる比較的新しい造語といっていいでしょう。
使われる意味としては、「表題」「標題」と同じで、メールや文書などの内容を簡潔に表したタイトルを指します。
表題の件について
標題の件について
掲題の件について
は、それぞれの語句は違えど、いっていることは同じで「タイトルとして書き記しました～の件について・云々・」ということです。
しかし、「掲題」が広く認知されて使われているとはいい難く、あえて「掲題」を使う意味はありません。
「表題の件について」、「標題の件について」で十分事足ります。
「表題」「標題」「掲題」の違いと使い分け
三者にはそれぞれにふさわしい使われ方というものがあります。
次のように覚えておくと使い方に迷うことはありません。
- 表題 一つの文書全体につけられるタイトル（本や雑誌名にあたります）。
- 標題 文章を構成する各章ごとのタイトル（本や雑誌の目次にあたります）。
- 掲題 組織内の慣例で使われていれば使う、という使い方が無難です。
「標記の件」も「表記の件」も使わずスッキリと
標記や表記と書けば、本文の中で同じことばを重複して書く必要がなくて便利なのですが、
そのことでどちらの文字を使うのかと悩むくらいなら、
いっそ使わないほうがスッキリします。
社内メールなら、
件名：〇〇会議のご案内
営業三課の〇〇です。標記の件につきまして次の要領で開きますので、
皆様ご準備のうえご参加下さいますようお願いいたします。目的： ・・・
日時： ・・・
場所： ・・・
件名：〇〇会議のご案内
営業三課〇〇です。
〇〇会議についてのご案内です。
次の要領で開きますので、皆様ご準備のうえ
ご参加下さいますようお願いいたします。
目的： ・・・
日時： ・・・
場所： ・・・
と書けばいいだけです。
むしろこの方がスッキリしていると思われませんか。
それに、ビジネスメールの文例集をみていても、
「標記の件〇〇」という例文は見つけられませんでした。
冒頭部分だけで使うのであれば、
「〇〇会議についてのご案内です。」という書き方のほうがよいと思います。
まとめ
「表記の件」と「標記の件」の違いは細かいものですが、これを理解し使い分けることで、より精確なコミュニケーションが可能になります。
例えば、「標記の件」は具体的な項目や議題を指し示す場合に用いられ、書類や議事録などで目立たせるべき重要なポイントを示します。
一方、「表記の件」は文書やメールで説明や報告の対象となる事項を指す際に使われます。
これらの用語の適切な使い方をマスターすることで、ビジネスシーンにおける誤解を避け、意思疎通を助けることが期待されます。この記事がそれぞれの用語の違いを理解し、正確に使い分ける手助けとなることを願います。
