夫が入院中とか海外赴任その他の事情により妻が夫に代わって夫の会社宛に書類を送る際の添え状ってどう書けばよいかチョット分かりづらいですよね。
この記事では妻が書く添え状の書き方をについて説明するとともに例文をご紹介します。
またパソコンと手書きの違いについてもご説明します。
添え状の簡単な書き方
添え状には次の項目を記入します。
日付（いつ）
宛名（誰に）
住所・差出人名（誰が）
簡単な挨拶文
同封書類の明細（何を、どれだけ）
夫の会社に手紙を出すときの宛名はどう書く
〇〇株式会社
〇〇部（課）御中
〇〇株式会社
〇〇部（課）ご担当者様
担当者名が分かる場合は
〇〇株式会社
〇〇部（課）
〇〇△△ 様
役職者あてに送るなら
〇〇部長（課長） 〇〇△△様
などにします。
会社名や部署名に略語は使わず、正式名称を書きます。
〇〇（株）と略すのでなく、〇〇株式会社と書きます。
添え状の差出人はどう書く
夫の氏名の後に、少し小さめの文字で（内）と書けばよいです。
山田太郎 内
（内は名前より少し小さく書く）
これで相手も山田太郎の奥さんからだと分かってくれます。
添え状本文
夫の代わりに出すのですから、夫目線でなく妻の目線で書くようにすれば書きやすくなると思います。
添え状に丁寧な挨拶文は必要でない
一般的な手紙では季節を表す時候の挨拶文を書きますが、添え状は一般の手紙とは違いますから丁寧な時候の挨拶は不要です。
ただ、会社宛に出す手紙には慣用句が多く使われています。
添え状にも慣用句を使えばそれらしい体裁が整います。
・貴社におかれましては、ますますご清祥のことと心よりお喜び申し上げます。
・時下ますますご清祥のこととお慶び申し上げます。
などが代表的な慣用句です。
ちょっと固苦しいと感じるなら、
・いつもお世話になっております。
さて、・・・・
でもいいですね。
頭語と結語はつける
「拝啓」で書き始め「敬語」で締める。
妻がかくばあいは、「拝啓」＋「かしこ」にします。
同封書類を具体的に書く
どんな書類を何枚送ったかを相手に知らせることが添え状本来の役目ですから、同封書類の内容は具体的に記載します。
添え状は、送付状とか送付案内状といわれるものと同じ意味合いのものです。
例文
会社から事務的手続きに必要な書類郵送の依頼を受けたとか、夫から書類の郵送を頼まれたとか、いろんな状況があるでしょうが、丁寧に書かなければと難しく考えることないです。
例文１
令和○年○月○日（右寄せ）
〇〇株式会社（左寄せ）
〇〇部 御中
住所（右寄せ）
山田太郎 内
拝啓 貴社におかれましてはますますご清祥のこととお慶び申し上げます。
さて、この度ご連絡をいただきました年末調整に係る書類が整い、下記の通りお送りいたしますのでよろしくご査収くださいますようお願い申し上げます。
かしこ（右寄せ）
記(中央寄せ)
１．〇〇書類 ○通（左寄せ）
２．〇〇書類 ○通
以上(右寄せ)
例文２
〇〇株式会社（左寄せ）
〇〇部 鈴木一郎 様
拝啓 時下ますますご清祥のこととお慶び申し上げます。
さて、山田より下記書類を鈴木一郎様宛にお送りするよう申しつかりましたので同封いたします。
よろしくご査収くださいますようお願い申し上げます。
かしこ（右寄せ）
記(中央寄せ)
１．〇〇書類 ○通（左寄せ）
２．〇〇書類 ○通
以上(右寄せ)
令和○年○月○日（右寄せ）
住所（右寄せ）
山田太郎 内
どんなものを、どれだけ送ったのかだけはしっかりと書きましょう。
本文の書き方にあまり気を配ることありませんが、鈴木一郎さんがご主人と親しくしている人だと分かっているなら、
拝啓 時下ますますご清祥のこととお慶び申し上げます。
日頃は山田が大変お世話になっておりありがとうございます。
さて、山田より下記書類を鈴木一郎様宛にお送りするよう申しつかりましたので同封いたします。
よろしくご査収くださいますようお願い申し上げます。
このように書いてもいいですよね。
なお、文中での「山田」は、「主人」あるいは「夫」と言い換えることもできますが、事務的な書面の中では「山田」としたほうが私にはしっくりきます。
でも、「主人」でも「夫」でも構いませんよ。
添え状は手書きとパソコンどちらで書く
どちらでも構いません。
私は筆不精ですのでいつも横書でパソコンを利用します。
パソコンなら字がうまく書けなかったもないですし、書きなおす手間もかかりません。
手書きにするなら、縦書きにするのが基本です。
書きなれており、手書き文字に自信があるなら手書き大いに結構です、受け取る方にもそれなりのインパクトがあると思いますよ。
