履歴書、入学願書、ビジネス文書などなどの書類を郵送する際、封筒への入れ方で迷うことありませんか。
願書は折って入れてもいいのか？
封筒に入れるとき、履歴書は表と裏どちらに向けて入れるのか？
三つ折りにした書類の入れ方は
ちょっとしたことも気になりますよね。
この記事では、書類を封筒に入れる際の注意点について解説します。
封筒への入れ方は表向きが基本
封筒への入れ方は、「封筒の宛名を正面から見た時」を基準にして考えます。
基本ルールは、 書類の表面が表側にくるように、複数枚入れる時は。書き出し部分が表面側かつ上にくるように入れます。
画像で見るとこんな感じです。
ただ、人によっては、「封筒を裏側から開けた時に、取り出した書類の表面が上を向くように入れる」という人もいます。
しかし、多くの人は封筒の表を上にして上部をハサミなどで切り取り開封します。このため、封筒の表面と書類の表面を同じ向きにするべきだという意見が多数派です、
実際、会社関係から送られてくる郵便は、すべてが基本ルールに従っています。
あなたに届く郵便を確認すればすぐにわかります。
なお、封筒の表面と書類の裏面を向かい合わせる入れ方は、不吉な時に用いられることがあると指摘されることがあります。
このため、封筒の表面から開封する際に、書類が表向きで現れるように入れることが望ましいです。
折り目をつけずに郵送すべき書類とは
書類を折らずに送付する必要性についての理解も大切です。
たとえマナー通り適切に封筒に入れていたとしても、書類が折られていること自体が不適切な行為と見なされ、常識がないと判断される可能性があります。
今は多くの企業がA4サイズで横書きの文書を使用しています。
A4サイズの文書を郵便で送る場合、大きく分けて二通りの方法があります。
一つは文書を三つに折り、長3形式の封筒に入れる方法です。
もう一つの方法は、折らずに角2形式の封筒に入れることです。
通常の文書の場合、折り目があっても問題はありませんが、特定の種類の文書は折らずに送ることが望ましいです。それらの書類は以下の通りです：
- 重要な公式書類（契約書や覚書）や申請書。
- 細かな図面や図表が含まれる文書。
- カタログやチラシ。
A4サイズそのままを入れられる大きな封筒を使い、書類を入れる際は、封筒の表と書類の表を一致させます。
また、書類が複数枚ある時は、１ページ目が上側に来るように、書類を整えて入れておくと、受取人が開封した際に容易に内容を確認できます。
願書なども折り目をつけずに郵送したほうがいいです。
申請書類や図面が入った書類は、コピーを取ることがありますが、折り目がついていると正確にコピーできない場合があります。
また、入学願書など、一時期に大量に扱う書類などは折り目がついていると大変整理しづらいものです。
A４サイズ書類の正しい折り方
ビジネス関連の書類は、受取人が容易に読めるよう配慮して折ることが礼儀です。
その際、書類の内容や個人情報が外部からは判読できないように、外側に折るのではなく内側に折ります。
和封筒に入れる場合の折り方
和封筒に入れる書類を折る場合は、三つ折りにするのが基本です。
少ない折り目で見た目もいいですし、受け取る側も容易に書類を開けられますから、三つ折りが基本とされます。
まず、書類の表面が上になるようにして、下部を三分の一まで折り上げます。この際、折り目が正確になるよう定規を使用して測ることが推奨されます。
その後、上部を三分の一折り下げて完成させます。
つまり、折られた書類を開けば、書類の書き出し部分が最初に目に入るということです。
定規を使わないで、きれいに三つ折りにする方法が履歴書の封筒への入れ方三つ折り方法を元人事部長が図解！で紹介されております。参考になさるもいいです。
封筒の大きさによっては、四つ折りを選択することも可能です。
四つ折りの場合、書類を下から半分折り上げ、さらにその半分を折り上げて完成させます。
和封筒への書類入れ方
和式の縦型封筒に文書を挿入する際、通常は三つ折りが推奨されます。四つ折りも可能ですが、折り目が増えるため、可能であれば三つ折りに適する封筒を選択するのが良いでしょう。
封筒に挿入する際は、「封筒の表面」を基準にします。文書の開始部分が封筒の表面側かつ上部に来るように挿入し、三つ折りの場合は開いている部分を左側に、折り畳んだ部分を右側にします。
四つ折りを用いる場合は、最初に下部を上方へ半分折り上げ、その後再び下部を半分折り上げます。封筒への挿入は三つ折りの時と同様に行い、封筒の表面から見た際に文書の開始部分が表側かつ上部に来るようにします。
洋封筒に入れる場合の折り方／便箋の折り方は横書きと縦書きで異なる
洋封筒に入れる場合は、用紙を四つにおります。
ただし、文章が横書きと縦書きでは、四つにおる順序が違ってきます。
横書きの場合
用紙を、下から上へ半分に折ってから、右から左へ半分に折ります。
縦書きの場合
縦書きの場合には、用紙を左から右へ半分に折ってから、下から上へ半分に折ります。
いずれの場合も、最初の折り目が文字列に沿う形となり、書き出し部分がいちばん外側にくるので扱いやすくなります。
洋封筒への書類入れ方
横形式の洋封筒への書類の挿入においては、三つ折りが一般的な手法です。
洋封筒では四つ折りがしばしば好ましいとされますが、個人用とビジネス用の洋封筒では形状が異なります。
三つ折りがスムーズに収まるデザインの洋封筒の場合、ビジネス文書であっても折り目を最小限に抑えることが望ましいです。
三つ折りする際の方法は和封筒と同様です。封筒への入れ方では、封筒の表面を基準にし、紙の右上角が封筒の右下に位置するように配置します。開け口が下に来るように挿入すると、書類の取り出しが容易になります。
四つ折りを行う場合は、折り目が十字形になるように異なる方向で2回折ります。折り方は文書の形式によって異なります。
縦書きの場合、左側を中心に折った後に下部を上に折り上げます。
横書きの場合は、下部を上に折り上げた後に右側を中心に折ります。
最終的に封筒に入れる際は、書き出し部分が封筒の上部表面に来るようにします。
