ビジネスシーンでは、確認や問い合わせのメールを適切に送ることが重要です。しかし、相手に失礼なく、分かりやすく伝えるためには、正しいマナーや表現を知っておく必要があります。本記事では、基本的な書き方から具体的な例文まで、返信をもらいやすいポイントを交えて解説します。
確認・問い合わせメールとは？その重要性
確認・問い合わせメールは、業務上の不明点を明確にし、スムーズなコミュニケーションを取るために欠かせません。適切に書くことで、相手に伝わりやすく、迅速な対応を得ることができます。
ビジネスシーンでの役割
- 資料や情報の確認を依頼する場合
- 納期やスケジュールの確認
- 依頼事項に対する回答を得る
- 問い合わせへのフォローや催促
適切なメールを送ることで、相手に負担をかけず、スムーズにやり取りを進めることができます。
しっかり伝わるメールを書くメリット
- 相手に明確な意図が伝わる：必要な情報を的確に伝えられる。
- 返信をもらいやすくなる：相手が答えやすいよう整理されていると、スムーズに返事をもらえる。
- ビジネスマナーを守れる：適切な言葉遣いで、相手に失礼のないメールが書ける。
失礼にならないための基本マナー
ビジネスメールでは、宛名や挨拶の書き方、文章の簡潔さ、クッション言葉の活用などが重要です。適切な表現を使うことで、相手に好印象を与え、スムーズなやり取りにつながります。
書き出しのルール（宛名・挨拶）
メールの冒頭には、必ず宛名や挨拶を入れましょう。特にビジネスメールでは形式を守ることが重要です。
例文①：一般的な書き出し
件名：○○についてのご確認のお願い
株式会社〇〇
〇〇様
お世話になっております。
株式会社△△の□□と申します。
本日は、○○について確認させていただきたく、ご連絡いたしました。
お手数をおかけしますが、ご確認のほどよろしくお願いいたします。丁寧で分かりやすい文章のコツ
- 文章は簡潔にまとめる
- 一文を長くしすぎない（50文字程度を目安にする）
- クッション言葉を入れる（「お手数ですが」「恐れ入りますが」など）
返信をもらいやすい書き方
返信をもらいやすくするためには、相手が答えやすいように質問を明確にすることが重要です。
例文②：返信しやすい問い合わせメール
件名：〇〇の納期についてのご確認
株式会社〇〇
〇〇様
お世話になっております。
株式会社△△の□□です。
先日ご依頼した〇〇の納期について、
現在の進捗状況をお伺いできますでしょうか。
納期が変更になる場合は、
可能な範囲で最新のスケジュールをお知らせいただけますと幸いです。
何卒よろしくお願いいたします。状況別！確認・問い合わせメールの例文
シーン別に適したメールの例文を紹介します。資料や情報の確認、納期の確認、問い合わせの催促など、具体的な場面に応じた文例を参考にしてください。
🔹 資料や情報の確認を依頼する場合
件名：○○の資料についての確認
株式会社〇〇
〇〇様
お世話になっております。
株式会社△△の□□です。
先日お送りいただいた資料について確認したい点がございます。
1. ○○の記載について、△△の数値が最新のものかどうか
2. ○○の手順に関して、適用範囲がどこまでか
お手数をおかけしますが、
ご確認のほどよろしくお願いいたします。🔹 納期やスケジュールを確認する場合
件名：納期についてのご確認
株式会社〇〇
〇〇様
お世話になっております。
株式会社△△の□□です。
○○の納期について、現在の進捗状況をお伺いできますでしょうか。
当初の予定通り○月○日に納品可能でしょうか。
変更がある場合は、可能な範囲でお知らせいただけますと幸いです。
何卒よろしくお願いいたします。🔹 問い合わせの回答が来ないときの催促メール
件名：先日のご連絡についての確認
株式会社〇〇
〇〇様
お世話になっております。
株式会社△△の□□です。
先日お送りした○○に関するメールについて、
お手元に届いておりますでしょうか。
お忙しいところ恐縮ですが、
ご確認の上、ご返信いただけますと幸いです。
どうぞよろしくお願いいたします。🔹 問い合わせへのお礼と追加の質問をする場合
件名：ご回答ありがとうございます（○○について）
株式会社〇〇
〇〇様
お世話になっております。
株式会社△△の□□です。
先日はご丁寧なご回答をいただき、ありがとうございました。
追加で1点お伺いしたいのですが、
○○について、△△の場合はどのような対応となりますでしょうか。
お手数ですが、ご確認のほどよろしくお願いいたします。返信をもらいやすくするポイント
返信が得やすいメールを書くためには、件名を明確にし、質問を箇条書きにすることが効果的です。また、相手の負担を減らす表現を取り入れることも大切です。
- 件名を具体的にする（「○○の確認のお願い」など）
- 質問を箇条書きにする（読みやすくするため）
- クッション言葉を入れる（「お忙しいところ恐れ入りますが」など）
よくあるNG例と改善ポイント
件名が曖昧、主語や目的が不明確、催促が強すぎるなど、よくあるミスを避けるための改善例を紹介します。適切な表現を使うことで、相手に伝わりやすいメールを作成しましょう。
🔹 NG例① 件名が分かりにくい
✖ 「お問い合わせ」 → 改善例：「○○についてのご確認のお願い」
🔹 NG例② 主語や目的が曖昧
✖ 「先日の件ですが、どうなっていますか？」 ◎ 「先日ご依頼した○○について、進捗をお伺いできますでしょうか。」
🔹 NG例③ 催促が強すぎる
✖ 「まだ返信がありませんが、早急にお願いします。」 ◎ 「お忙しいところ恐縮ですが、ご確認いただけますと幸いです。」
まとめ：相手に伝わる問い合わせメールを書こう！
- 丁寧な書き出しを心がける
- 簡潔で分かりやすい文章を意識する
- 具体的な例文を活用し、返信しやすい内容にする
今回紹介した例文を参考に、スムーズなやり取りができる確認・問い合わせメールを作成しましょう！
関連記事
・新人向け！依頼・お願いビジネスメールの例文集と書き方の基本
・新人必見！お礼のビジネスメール例文10選とポイント解説
・失敗を信頼に変える！心をつかむお詫びメール例文集
・「報告・連絡のメール」正しく書けていますか？例文付きで解説！
・社内メールの敬称ルール：「様」と「殿」の正しい使い分けとは？
