ビジネスシーンでは、適切な依頼やお願いの仕方が、相手との信頼関係を築く重要な要素となります。特に新人の方にとって、依頼メールの基本を理解し、好印象を与える表現を身につけることは、スムーズな業務遂行に繋がります。本記事では、依頼・お願いメールの基本構成や例文を詳しく紹介し、実践に役立つポイントを解説します。
ビジネスメールでの依頼の重要性
依頼メールは、相手に何かをお願いするだけでなく、あなたの真剣さや礼儀を伝える手段でもあります。適切な言葉選びや構成を意識することで、相手に好印象を与え、スムーズなやり取りが可能になります。たとえば、以下のポイントを意識してみてください。
- 要点を簡潔にまとめる
- 相手の負担を考慮した表現を使う
- お礼や配慮の言葉を添える
依頼メールの基本構成と書き方のコツ
依頼メールを書く際には、以下の基本構成を意識しましょう。
依頼メールの基本構成
- 件名
- メールの内容が一目で分かるよう、簡潔に書きます。
- 例1：「会議資料のご確認をお願いします」
- 例2：「〇〇プロジェクトの進捗について」
- 例3：「急ぎのご相談（〇〇に関して）」
- 例4：「見積書作成のお願い」
- 例5：「ご対応のお願い（〇〇について）」
- 挨拶・自己紹介
- 初めての相手には自己紹介を忘れずに。
- 例1：「お世話になっております。△△株式会社の□□です。」
- 例2：「突然のご連絡失礼いたします。〇〇部の□□と申します。」
- 例3：「いつも大変お世話になっております。〇〇株式会社の□□でございます。」
- 例4：「初めてご連絡差し上げます、□□株式会社の△△です。」
- 例5：「お忙しいところ失礼いたします。〇〇株式会社の□□でございます。」
- 本文（依頼内容）
- 要点を簡潔に書き、期限や必要な詳細を明記します。
- 例1：「〇〇についてご確認いただき、〇月〇日までにご回答いただけますと幸いです。」
- 例2：「添付資料をご確認の上、修正点がございましたらご教示いただけますでしょうか。」
- 例3：「次回会議の候補日を以下の中からお選びいただけますでしょうか。」
- 例4：「現在進行中の〇〇について、進捗状況をご教示いただけますと幸いです。」
- 例5：「〇〇の件で詳細な資料を作成いただけないかと存じます。締切は〇月〇日です。」
- 結びの言葉・署名
- お礼を伝え、署名を記載します。
- 例1：「お忙しいところ恐れ入りますが、何卒よろしくお願いいたします。」
- 例2：「ご多忙中のところ恐縮ですが、ご確認のほどよろしくお願い申し上げます。」
- 例3：「何かご不明点がございましたら、お気軽にお問い合わせください。」
- 例4：「お手数をおかけしますが、引き続きよろしくお願いいたします。」
- 例5：「ご対応のほど、何卒よろしくお願い申し上げます。」
書き方のコツと注意点
- 丁寧な表現を心がける
- ❌：「〇〇してください」
- ⭕：「お手数ですが、〇〇をお願いできますでしょうか。」
- 具体的な期限や目的を示す
- 例：「〇月〇日までに〇〇をご確認いただけると助かります。」
依頼・お願いメールの例文集
上司に依頼する場合
書類の確認をお願いする場合
件名：書類のご確認をお願いします
本文：
お疲れ様です、〇〇部の△△です。
添付の書類をご確認いただき、問題がなければご承認をお願いいたします。
お忙しいところ恐縮ですが、よろしくお願いいたします。件名：予算案の確認依頼
本文：
お疲れ様です、〇〇部の△△です。
先日作成いたしました予算案について、ご確認をお願いできますでしょうか。
お手数をおかけしますが、〇月〇日までにご確認いただけますと幸いです。会議の調整を依頼する場合
件名：会議スケジュール調整のお願い
本文：
お忙しいところ恐れ入ります。
会議の日時調整について以下の候補日をご確認いただけますでしょうか。
候補日：〇月〇日（〇）〇時〜〇時
お手数ですが、ご確認のほどよろしくお願いいたします。件名：打ち合わせ日程調整のお願い
本文：
いつもお世話になっております。
〇〇プロジェクトに関する打ち合わせ日程について、ご都合の良い日時をご教示いただけますと幸いです。
候補日を以下に記載しておりますので、ご確認のほどよろしくお願いいたします。同僚にお願いする場合
タスクの引き継ぎをお願いする場合
件名：タスク引き継ぎのお願い
本文：
△△さん、こんにちは。
現在進行中の〇〇案件について、引き継ぎをお願いしたいと思います。
詳細は添付資料をご確認いただければと思います。
ご不明点がありましたらお気軽にお知らせください。件名：案件進行中タスクのご協力依頼
本文：
△△さん、こんにちは。
現在の案件進行において、以下のタスクについてご協力をお願いできますでしょうか。
詳細は添付資料にまとめております。
お忙しいところ恐れ入りますが、よろしくお願いいたします。資料作成を手伝ってもらう場合
件名：資料作成サポートのお願い
本文：
△△さん、お疲れ様です。
突然のお願いで恐縮ですが、資料作成の一部を手伝っていただけないでしょうか。
作業内容は〇〇で、締切は〇月〇日です。
お忙しいところ恐縮ですが、ご協力いただけると幸いです。件名：プレゼン資料作成のご協力依頼
本文：
△△さん、こんにちは。
来週のプレゼンテーションに向けた資料作成について、一部ご協力いただきたく存じます。
詳細については別途打ち合わせさせていただければと思います。
どうぞよろしくお願いいたします。取引先への依頼の場合
納期の調整をお願いする場合
件名：納期変更のご相談
本文：
いつもお世話になっております。
御社にご依頼した〇〇製品の納期について、調整のお願いがございます。
可能であれば、〇月〇日にご納品いただけますと幸いです。
ご検討のほど、何卒よろしくお願いいたします。件名：納期前倒しのお願い
本文：
いつもお世話になっております。
現在の案件進行状況を踏まえ、納期を前倒ししていただくことは可能でしょうか。
ご調整が難しい場合は、その旨お知らせいただけますと幸いです。サンプル提供を依頼する場合
件名：製品サンプルご提供のお願い
本文：
貴社の〇〇製品のサンプルをお送りいただけないかと思い、メールを差し上げました。
使用目的は〇〇で、必要数量は〇点です。
ご対応いただけますと幸いです。どうぞよろしくお願いいたします。件名：新製品サンプルのリクエスト
本文：
お世話になっております。
新製品〇〇のサンプルをいただけないかと考えております。
弊社の〇〇プロジェクトでの活用を検討中でございます。
どうぞよろしくお願いいたします。依頼メールをさらに良くするポイント
- ポジティブな言葉で依頼する
- ❌：「大変な作業ですがよろしくお願いします。」
- ⭕：「お忙しいところ恐れ入りますが、ご協力いただけると幸いです。」
- お礼の一言を忘れない
- 例：「お手数をおかけしますが、よろしくお願いいたします。」
- 相手の負担を考慮した表現を使う
- 例：「お時間のある際で構いませんので、ご確認いただければ幸いです。」
よくあるNG例と改善方法
曖昧な依頼文の例
- ❌：「ちょっと見ておいてください。」
- ⭕：「〇〇について確認し、修正箇所をご指摘いただけますでしょうか。」
失礼になりがちな表現
- ❌：「すぐやってください。」
- ⭕：「お急ぎのところ申し訳ございませんが、〇日までにご対応いただけると助かります。」
まとめ：好印象を与える依頼メールのコツ
依頼メールは、ただ内容を伝えるだけではなく、相手に「この人のためなら協力したい」と思わせることが大切です。例文を参考にしつつ、自分の言葉で丁寧にまとめましょう。また、相手への感謝の気持ちを忘れず、信頼されるメール作成を目指してください。
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